原始数据划片引用输入
大家知道,通过表格“数据有效性”功能将已有的数据序列做成下拉列表,输入时只需从列表中选择,就可以为今后的字段信息输入提供极大的方便。但由于这种方法的原始数据一般来源于一行或一列数据,而许多时候我们的原始数据不仅限于单一的行列,很可能是一个多行多列的数据“片区”。那么,如何实现“片区”数据的自动引用输入?
案例:假设有两个小组,每个小组各有6个人,这两个小组的名单位于两个单独的列中(图1)。我们要在这两个小组中随机挑出选手,需要在另一个新的列中输入挑出的人名。我们的任务就是以这两个小组人员的姓名为数据来源,构造一个可选的下拉菜单。我们以在WPS表格中操作来说明。
1. 尝试传统有效性引用的办法
我们首先按传统有效性引用的思路,尝试一次性对两个数据列进行引用设置。
第一步:选择输入区域,点击“数据”选项卡下的“有效性”按钮(图2)。
第三步:点击“确定”之后,WPS表格弹出信息,提示“列表源”必须是划定分界后的数据列表,或是对但一行或一列的引用(图4)。
显然这种办法行不通。怎么办?如何划定分界?
2. 巧用“名称管理器”突破限制
先给其中的一列原始数据定义区域代码,然后给这个区域代码设置有效性条件,最后通过扩大有效性条件范围的办法,将数据选择范围扩大到两列。
第二步:选择“数据→有效性”命令,在有效性条件的“允许”列表中选择“序列”,“来源”框中输入“=xz”,实现了用定义的名称来引用第2组数据(图6)。
第三步:确定之后,现在从“参会挑选结果”一列下输入,可看到第2组的人名列表并能对第2组的人名进行选择输入了(图7)。
3. 扩大定义名称的引用范围
那么,怎么才能将第1组的人名引入到候选输入列表中呢?我们可以通过修改引用范围的办法来实现。
之后,我们再来点击输入列表,发现候选人名中出现的已经是两个小组的人名了(图9)。
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