关于建立档案利用服务机制的思考

[摘 要]档案工作的最基本的作用是服务。因此，研究档案工作服务机制是摆在我们面前的紧迫任务。

[关键词]建立；档案利用；服务机制

一、建立利用服务工作机制

必须以服务为核心建立工作服务机制。服务体系的本质是满足用户的需求，提供方便，快速，准确的服务。

以档案服务为核心建立工作服务机制，根据市场需求，围绕利用者开展服务。从实际工作出发，档案利用包括利用科研档案从事科学研究，企业管理人员和史志编纂。我们应该把重点放在档案工作中心，了解需求，咨询服务，信息服务及编辑服务和其他服务业提供档案信息，开展工作，以满足工作的需要。在未来，还要向网络服务发展，实现档案信息管理与信息环境的检索。

二、利用服务工作的内容和方式

目前，根据实际情况，建立了以待查为辅、到馆利用为主的工作模式，并为用户提供多种业务。

（一）到馆利用服务，提供阅读、复制服务

通过对档案信息检索系统，各种文件目录被方便的检索，使用原始档案文件，或使用查询系统中使用的数字信息检索部分，提供复制材料服务。同时，工作人员负责档案用户的咨询指导。

（二）在线服务

我们建立了在线档案信息的宣传渠道，积极宣传馆藏内容，以提供线索并开展咨询工作提供服务平台。未来，也使用网站提供的档案目的进行查询和信息查询。

（三）开展各种咨询工作

分为到馆咨询、在线咨询、电话咨询，到馆咨询是一个面对面的咨询，与电话咨询一样都是和利用者直接对话，解决问题。在线咨询应建立咨询模块或使用电子邮件的方式发送，个人的回答或回答问题的广泛使用。此外，逐步开展咨询工作积极主动，综合处理特殊的目录、索引，起到档案信息的导航功能和利用。

（四）代查和文献传递服务

为信息服务备案单位进行代查服务，没有密级的文件通过电话，或邮寄或传真或复制形式进行文献传递服务，使用方便。因为这种方法解决了利用档案单位的困难，得到各单位的广泛使用。

（五）开展有偿服务与无偿服务相结合的利用服务

以无偿服务为主导思想，开展志愿服务，辅以有偿服务。制定利用工作制定，开展有偿服务收费。

（六）根据需要进行深入的服务工作

逐步开展编研工作，提供编研成果。基于对档案信息的需求和发展计划的基础上，编制综合利用的研究成果，编制了档案信息化的发展，提供全面的服务。如：编辑目录数据库，科学研究和其他特殊数据汇编。

三、建立服务机制作为加强工作的核心

（一）一个健全的档案工作服务制度的建立

制度是工作的保证，注重客户服务，建立和完善工作制度。运行机制的规范化，保证服务质量。

1.业务制度：包括档案利用工作方式，工作流程等，它的作用是通过各项法规，标准的服务和利用工作。业务系统应具有明确性和可操作性。

2.管理制度：分为人事档案管理制度，档案利用者管理制度。档案工作人员包括岗位职责，管理制度的服务公约，提供服务的质量，评价标准，行为准则和职业道德规范，其作用是通过具体规定量化，要求档案人员保证服务质量。档案利用者管理制度包括进入馆须知、阅览须知、利用指南、检索指南等，它的作用是让用户了解和掌握利用行为，理解程序和方法，提高使用效率。

（二）提高档案从业者的工作素质

以利用者为核心理念，并且提高服务能力，对档案工作者的素质提出了更高的标准，档案人员不仅要在服务理念、服务意识上提高，还要不断提高服务技能和服务技巧。

1.转变服务理念：树立“用户第一”的服务理念，以全方位的服务。档案人员要了解服务工作内涵，关注和研究用户需要什么服务，档案部门应提供什么样的服务，培训服务的创新意识。

2.提高服务技能：档案工作的利用是一个复杂的服务劳动，需要掌握所有业务部门的工作，如编目、索引、检索和编制工作，只有掌握一定的方法，可以为服务提供基础和条件。随着社会的发展，信息技术广泛应用于档案，档案人员应具备所需的知识活动，利用现代档案，必须通过不断的学习，掌握信息环境下工作的能力。此外，应强调基本技能，熟悉馆藏，仍然是档案工作人员的看家本领，这里指的馆藏，不仅包括档案和物理实体档案的基本情况，还含有多种系统，数据库文件的信息，只有先掌握使用工作的基本技能，开展咨询工作，为档案利用者更好的服务。

3.规范服务行为：服务行为可以直接反映服务水平和服务工作状态。要规范和培养服务行为，养成正确的服务行为，把以利用者为核心作为服务工作的指导思想和服务理念，遵循利用工作的职业道德，遵守各项服务规范。信守服务承诺，把服务作为档案馆的产品展示出来，热情、周到、方便、快捷地帮助利用者解决需求。

（三）建设利用工作服务平台

建立以利用者为核心在于构建服务平台和信息技术。在档案利用服务中，随着越来越多的信息技术的普及和应用，在档案利用技术方面发生了巨大的变化，，以获得更方便的档案信息。处理和服务时间、减少空间的限制，可以满足多种需求利用。因此，在相继开发了档案信息管理系统、检索系统和档案网站，提供档案利用便利的条件，但也为工作提供服务的平台，使服务工作迈出新步伐。

在档案信息系统的建设中，档案全文数据库建设是最基本的内容。因为全文数据库的建设是档案现代化管理水平进一步提高的一种表现，数据资源可以被档案利用者快速利用。

我们要进一步研究和利用工作服务机制的实践，拓展服务范围，创新服务，不断提高档案服务总体水平，为实现建设档案信息利用中心的目标而奋斗。