浅议提高二级学院行政秘书工作能力的方法

摘要：行政秘书的工作面很广，工作内容杂而乱，细而琐碎，日常工作突发性强，这些特点给行政秘书工作带来很大的困难和挑战。行政秘书通过发挥主观能动性，统筹兼顾，有条理地合理安排工作，将会大大提高工作能力。

关键词：行政秘书；工作能力；方法

前言：高校二级学院行政秘书是承担学院行政管理工作的重要角色，是学院各项工作承上启下的纽带及上传下达的中转站。特别是二级管理体制下，学校各项工作重心往二级学院下移，二级学院工作任务明显加大，作为学院行政秘书工作量自然也增加，再加上行政秘书的工作面很广，杂而乱，细而琐碎，突发性强，这些特点给行政秘书工作带来很大的困难和挑战，本文通过分析二级学院行政秘书工作特点，结合自身工作经验，提出提高二级学院行政秘书工作能力的方法。

一、 二级学院行政秘书工作特点

（一）工作责任重，压力大

随着高校教育改革的不断深化，学校各项工作重心往二级学院下移，二级学院将拥有更多的行政自主权，发挥更多的行政管理职能。高校二级学院行政秘书作为学院行政管理的基层工作者，是保障学院行政管理的一支重要力量，对保证学院日常工作开展起到关键性作用。二级学院行政秘书是学院领导的参谋和助手，是联系学院和学校各职能部门的桥梁与纽带，更是沟通院系领导和普通教师的润滑剂，起到承上启下，沟通左右，联系内外的作用。因而行政秘书是学院形象代言人，对内对外一言一行都关系到学院形象，使得行政秘书工作压力格外大，责任格外重。

（二）工作面很广

（三）工作内容琐碎

行政秘书每天都有大量繁杂的工作要处理，日常性事务多，繁杂，琐碎，很多时候都是好几件事情一起办，要与不同的人员接触，解决他们提出的问题，实际工作内容特别繁琐，经常有需要反复办理的事情，每天都要收文件，并且把有关文件上传学院的网站，把应该办理的事物一一通知，教职工应聘入职以及考核都要一步步办理。

二、提高二级学院行政秘书工作能力的方法

（一）统筹兼顾，合理安排工作

行政秘书工作面广，内容琐碎，面对千头万绪的行政工作，行政秘书要懂得分清轻重缓急，运用ABCD的工作法，根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划分为A＼B＼C＼D四类，紧急事务优先做，不能“眉毛胡子一把抓”，更不能顾此失彼。行政秘书在日常工作中注重积累，掌握高校行政办事规律、熟悉各项工作流程及技能；灵活组织和使用各项领导资源，科学配置人力、物力、信息等资源；积极主动的制定工作目标和计划，统筹安排，合理布置。如需到行政楼办事，就可以把要到行政楼各相关职能部门处理的事情都带上，这样既节约时间，又提高了办事效率。

（二）团结协作，互利互助工作

行政秘书在工作过程中，要注意发扬团结协作的精神，由于一个人的时间和精力是有限的，所以行政秘书一方面要加强与学工辅导员的协作，建立一支强有力的学生干部队伍，学校各种通知文件的发放、回收，教师办公用品的发放等都可以放手让他们来完成，自己则可以放开手脚去做更重要的事情；另一方面还要加强与学院教学秘书的协作，学院教学秘书主要是在分管教学的副院长的领导下，围绕着与教学相关的一切事宜开展工作。行政秘书与教学秘书虽然工作职责不同，但是分工不分家，而且高校一切工作都是紧紧围绕着教学这个中心环节展开的，做好行政管理工作也是为更好的服务教学工作，反过来，教学秘书做好教学管理工作亦能协助行政秘书做好行政工作，因此行政秘书与教学秘书工作是相辅相成，应该团结协作，互利互惠，有利于提高双方工作能力。

（三）沟通协调，建立良好的人际关系

高校二级学院行政秘书是承担学院行政管理工作的重要角色，是学院各项工作承上启下的纽带及上传下达的中转站。由于行政秘书所处的中枢位置，需要沟通左右、联系内外，人际关系比较复杂，要求行政秘书要处理好与学校各职能部门、学院之间、教师之间的沟通协调工作，还要处理好兄弟院校之间的沟通协调。行政秘书加强沟通协调能力，建立良好的人际关系，而好的人际关系可以称得上是工作的润滑剂，对提高工作能力起到事半功倍的作用。

三、小结

高校二级学院行政秘书是承担学院行政管理工作的重要角色，责任重大。行政秘书工作虽然繁琐、工作面广，工作压力大，但是通过工作总结经验，可以从统筹兼顾工作、团结协作工作、沟通协调工作三个方法，提高二级学院行政秘书工作能力。