农业良种经营进销存管理系统的运用与维护分析
摘要： 随着农业农业良种经营频繁的入库、出库, 大量的客户信息, 传统手工管理记帐, 诸如此类让业者难以应付, 容易出错, 降低管理效率的方式不再适应现代经营管理的需要。应用进销存系统管理经营业务, 准确把握、分析农业良种市场供需变化, 以良种库存为管理核心, 动态跟踪库存的变化, 提供综合查询、统计、分析、打印各种报表等功能, 准确及时地为决策者提供第一手信息。通过改善管理手段, 提高管理效率, 从而实现采购、入库、出库、销售一体化的管理。
关键词： 农业良种经营; 进销存管理系统; 初探应用;
1 立题分析
农业良种经营过程中, 若要及时了解库存情况、销售情况, 例如:什么时间需要进货, 哪些品种库存积压, 以及某段时间某客户的购货情况, 或出库记帐但不走现金管理 (短期赊货) 情况, 均需翻阅各种帐目或查询大量的票据, 很难在短时间内得到有关信息。在手工管理的情况下, 销售人员很难对客户作出正确的供货承诺, 缺少准确的销售计划, 进货品种及数量和市场需求很难正确反映到良种推广环节, 销售网点之间的品种需求调节不通畅, 这些都是市场竞争中非常不利的因素。进销存管理是农业经营管理的核心环节, 如果能够计划进货, 及时销售, 降低库存, 减少积压, 才能取得良好效益。进销存管理系统的应用, 由传统管理的数据处理走向支持决策, 这表现在管理中运用的预测和各种数学模型来定量分析经营中的问题。进销存管理信息系统可以结合管理需要, 提供充分数据, 为经营环境创造模拟经营条件。由此可见, 进销存管理决策的正确与否直接影响了农业良种经营效益。
2 系统功能
良种进销存管理系统是对商品进货、销售、库存、价格、财务进行全面管理的系统。通过采集经营过程中所产生的各种原始数据, 根据经营管理的数据需求, 对原始数据进行分类、汇总、分析, 使经营者随时了解经营状况, 做出正确的经营决策。系统对经营过程中商品进货、销售、库存信息进行有效地控制, 降低商品经营成本, 扩大商品销售数量, 缩短商品资金周转周期, 提高经济效益。因此, 一套完整的良种进销存管理系统应当包括: (1) 客户档案模块; (2) 商品目录模块; (3) 进货管理模块; (4) 商品销售模块; (5) 检索查询模块; (6) 商品库存管理; (7) 营销分析模块; (8) 辅助功能模块。
2.1 客户档案模块
此模块主要功能是管理客户信息, 包括客户编码、客户名称、信誉等级、纳税人登记号、开户银行、银行帐号、送货地址、联系人、电话、传真、传呼、手机等。用户可以根据需要进行增加、修改、删除、查询操作, 并可打印客户的档案信息。
2.2 商品目录模块
此模块主要功能是管理商品的目录信息, 包括商品编码、商品名称、条码号、规格、计量单位、生产厂家、安全库存量等。用户可以按商品的生产地区、生产商类别、商品类别进行组合查询。
2.3 进货管理模块
此模块主要功能是管理采购订单完成情况。包括良种的打折、税率计算;自动按移动加权平均法计算;退货可选择进货单进行退货, 退货情况可在进货单中得到反映;可选择退货款的处理方式, 退现款或者冲应付款;付款单可选择多种付款类型 (应付款、预付款、预付冲应付、应付转预付) ;可采用对单付款的方式, 跟踪每笔进货业务的付款情况;可提供与良种、供应商、业务员、仓库等相联系的详细报表;灵活的排序功能, 可实现组合排序。
2.4 商品销售模块
此模块主要功能是销售订单跟踪, 包括销售记帐处理、冲帐处理、清帐、退货管理。其中, 退货管理分为客户退货处理、退货 (给厂家) 处理、退货 (给厂家) 商品的返回处理。在退货 (给厂家) 商品的返回处理中根据其返回商品的不同情况进行分类并分别处理。此模块可以看到客户的欠款情况;当客户欠款超过销售开单中客户的信誉额度时, 会自动报警;可选择销售单进行退货, 退货情况可在销售单中得到反映;可采用对单收款的方式, 跟踪每笔销售业务的收款情况。
2.5 检索查询模块
灵活的排序功能可实现组合排序;可自定义查询条件, 查询您所需要的所有系统数据信息;此模块可实现排序和条件选择的高级组合式查询方式, 信息准确且效率高。
2.6 商品库存模块
此模块主要功能包括商品入库处理、冲帐处理、库存记帐浏览、清帐、库存盘点、及各种报表的打印等。用户可以按商品的进货日期、商品编号查询商品的库存情况。此模块的突出特点是库存报警:主要功能是检索低于或超出安全库存的商品, 向管理者提示商品短缺或过剩情况, 以利于及时组织或处理货源, 避免因库存不足或超额而造成不必要的经济损失。2.7营销分析模块营销分析主要是对良种间品种差异、某客户销售状况及区域化良种品种销售状况进行分析。通过各种组合查询, 反映商品销售的特点及流向, 给管理者提供决策信息。
2.8 辅助功能模块
此模块主要包括数据恢复与保护、员工档案管理、自动恢复数据、退出系统。在退出本系统之前, 系统自动在硬盘中制作数据的一份副本。系统在非正常退出时, 可能丢失数据, 自动恢复数据功能使系统恢复成上次退出本系统前的状态, 使用户的损失减少到最小。
3 系统的应用维护
农业良种经营进销存信息系统是采购、计划和控制的基础。另具备银行存款、现金管理, 最终得出年或月利润统计。进销存信息系统设计的总体目标是通过对进货、销售、客户、订单、库存的管理, 及时准确了解采购、销售、库存等综合情况, 以便为农业良种经营决策者作出准确的判断提供依据。并通过进销存数据的分析, 为管理及决策人员提供库存资金占用情况、物资短缺 (超储) 情况、客户订单的发货情况、产品的订购情况。通过清仓盘库管理, 保证帐面与实物一致, 为计划及决策人员提供实时准确的存货信息, 以便及时调整供应, 保证农业良种经营各项环节顺利进行。
3.1 数据库、客/服结构支持
M icrosoft SQ L Server2000是农业良种经营业者和独立软件供应商们 (Indepent Software V endors, ISV s) 创建应用程序时首选的关系数据库系统 (R D V BM S) 。其具有客户机/服务器 (C/S) 的结构, 可将数据库与Internet紧密连接, 可以通过W eb浏览器显示数据的操作, SQ L Server在易用性、可收缩性和可靠性, 数据仓库等方面获得了重大创新。采用客/服结构 (C/S) , 服务器用于存储数据, 处理数据请求, 维护数据完整性而客户端用于处理用户对话框生成数据请求, 显示返回结果。另外, 客/服 (C/S) 可以根据数据流的方向和操作的责任来判断, 一个分工细致的数据系统, 如果它接受一个或多个客户端系统传来的数据和命令, 并把处理结果返回其他数据系统, 那么它就充当了服务器的功能, 可以有效地为多个用户分配可用的数据资源。
3.2 基本信息的建立及维护
供/销客户管理。客户基本信息和供货商信息的新建及修改, 能够对客户有一个清楚地了解, 通过客户管理部分保持和客户良好关系。能够根据客户信息查询客户订单完成情况。得到客户反馈意见, 及时处理。商品类型的建立或变更, 例如:作物良种:小麦类型、玉米类型;商品基本信息管理:淄博地区玉米为例:莱农14号、郑单958、金海601等;管理员信息管理:系统管理员的添加、删除和修改密码等。进货、销售信息管理:商品进货/销售基本信息主要是进货单价和销售单价、进销日期及品种批次等;分类查询:可以根据商品类型来查看某种商品的进货、销售、报损情况;进货、销售、报损分析:根据当库存量最多的前几项商品和进货量最少的前几项商品更新库存, 进货、销售、借贷信息的变动直接关系到库存的变化。
3.3 良种进销存数据管理
3.3.1 订单管理
对于订单能够实现计算机连网输入, 查询, 跟踪和确认。销售部门输入订单, 能够根据数据记录一直跟踪下去。业者做到以销定购, 在库存中备有一定地储备量。订单可以根据多个方面进行汇总分析。
3.3.2 进购计划根据客户订单地要求和业者现有的库存, 自订进购计划。
3.3.3 发货计划
根据客户订单地要求和经营业者现有地库存, 自订发货数量, 发货顺序等计划, 形成货物销售单。
3.3.4 购销衔接
利用进销存系统后, 要求能对整个进购过程进行实时的监控, 特别是一些热销良种的库存量和采购能力。对于即将采购的良种, 能够提前将信息由采购部门传递到销售部门, 这样销售部门可以根据客户订单的要求, 提前做好发货的准备, 对于不能按时采购的良种, 系统自动向经理发出预警, 以便及时采取措施。3.3.5良种库存通过本系统, 能够清楚的看到农业经营业者库存的良种数量, 库存地点等信息。对于库存过多和过少地良种进行报警。使得采购部门和销售部门都能够根据库存信息作出决策。
3.3.6 商品报损信息包括商品报损数量、报损原因等
商品报损管理功能完成报损信息登记、修改和删除等。分类查询可以根据商品类型来查看某种商品的损耗情况;报损信息的变动同样直接关系到库存的变化, 报损分析可列出当前报损量最多的前几项商品和报损量最少的前几项商品, 使报损更新库存。
4 结论
系统从符合操作简便、界面灵活、实用安全的要求出发, 完成进货、销售、库存管理的全过程。系统部分实现了ER P的功能, 做到了降低实施成本, 减少实施风险, 加快实施进度, 增加投资回报。