试论新形势下电子档案与纸质档案的并存和发展

摘 要：随着全球数字信息化的快速发展，随着管理自动化、办公自动化进程的加快，人们进行交换文件的手段也逐渐从纸质走向电子媒体。电子文件越来越多的活跃在工作、生活中， 如何处理电子文件与纸质文件的关系，以及电子档案能否完全替代纸质档案的问题，现就目前普遍应用的两种文件及其技术为前提，浅谈几点意见。

关键词：电子档案；纸质档案；并存发展

1 电子文件与纸质文件的比较

1.1 电子文件的优越性

电子文件是人们在各种社会活动中，通过使用计算机而产生的一类数字化信息记录形式。从理论上说，电子文件的本质与传统的纸质文件是相同的， 两者都是在人类活动中为处理各种事务的需要而形成和使用的，具有规范体式和法定效用的信息记录。然而，电子文件因为有着与传统纸质文件完全不同的特性而与纸质文件存在差异，并具有纸质文件无法比拟的优越性。

1.信息的便捷性

电子文件由于其数字化信息处理的特性，其内容信息在复制、传递过程中不会发生任何变化，便于信息的交换和传递。电子文件能够集文字、图像、声音于一体来表达纸质文件无法表达的信息内容。同时，利用电子文件，可以达到一次录入，多次、多种形式的输出，方便文件的查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。相比之下，传统的纸质文件在处理同类工作时却落后许多。

2.信息的高存储性

电子载体的物理资源占用量少，就拿一张光盘的容量来说，其存储量可达600MB――4000MB，可以保存35万页打印纸上的文字信息或10万页图形信息。还可以存储多门类的不同档案，如声像档案、照片档案等，电子文件的这一特性，降低了档案人员的劳动强度，使他们有更多的精力去做好档案的开发和利用工作。

3.信息的共享性

传统的纸质文件在同一时间、同一地点只允许一个人使用，具有信息的独占性；而电子文件在同一时间、同一地点可以被多个不同用户同时使用，且不受时间和空间的限制，具有信息的共享性。

4. 信息传输速度

文件信息传递是否快捷，是直接关系到人们利用文件信息的效率问题。随着互联网的普及， 电子文件显示了它无与伦比的优势。它可以通过网络在全球范围内广泛传播，其传输速度仅以秒为单位计算。相比之下，纸质文件却只能通过单一的邮寄方式传递，不论要传送的文件多少，其每次传送时间都要以天为单位计算。这里就体现了电子档案的优势。

电子档案尽管有很多纸质档案无法比拟的优点，但由于它自身的特性，因此，它同时也具有一定的不足。

1.信息的稳定性

电子文件在起草阶段或做其他处理时的突出优点就是删改方便，而且改后不留痕迹，于是很难像纸质文件那样确定哪个是原件，哪个是更改件。再加上电子档案与载体的可分离性，也造成了电子文件在被传递或更换载体时，存在着被改动而不易察觉的可能性。这就给电子文件的信息安全造成了不可估计的隐患。

其次电子文件非常容易遭受病毒的侵袭，一旦感染上病毒，电子文件中的数据就会遭到破坏以至变成废品，而且折弯、挤压、磨损、震动， 甚至阳光直射以及不适宜的触摸也会使其数据丢失。相比之下，纸质文件在承载信息的稳定方面仍处于较高优势。

2.信息的依赖性

电子文件必须依赖响应的技术设备（计算机、显示器等硬件）及操作系统和相应的软件，如果失去了相关的硬件和软件的配合，就无法生成、传递、识别。也就是说，特定的电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。一般的说，计算机更新换代比较频繁，但是当时是使用这些机器设备形成的，需要永久、长期保存的电子文件也许还要保存几十年甚至上百年，如果到时一旦技术过时或厂家不在提供技术支持，那么这些电子文件很可能就会失去利用价值。相反，纸质文件却不用借助什么设备，无论何时何地，只要光线允许，便可一目了然。

2 电子档案与纸质档案的互动发展

随着现代化办公的发展，电子档案和纸质档案关系也越来越密不可分，扫描仪、刻录机等现代化办公设备的运用，实现了纸质文件转换成电子文件的可能性。随着电子文件的增加和普及，以及档案管理软件的应用，传统的档案工作有了日新月异的变化，档案查询和利用的变得更加快速便捷。同时立卷的简化也带动了相关工作的简化，如排架方法、档案统计、档案检索、编制等，档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。随着档案检索、查阅档案实行电子化，不仅增加了档案检索的速度和时间，并且使得纸质档案得到更好的保护。

3 纸质档案管理促进电子档案管理的进一步完善

与纸质文件管理相比，人类管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但毕竟都是社会活动的记录，其管理目标基本一致，在管理内容和方法上也应该相互贯通。电子文件与纸质文件管理的共存并不是消极、被动的，二者相互学习、相互借鉴、互为条件、取长补短。

电子档案在耐久性、安全性等问题尚未解决之前，将与纸质档案长期并存。但从长远角度看，纸质文件将逐渐“瘦身”，电子文件则在纸质文件的支持下日渐丰满。电子档案与纸质档案在管理方法上合理叠加、混合，功能替代中呈现出共存状态和形式，并逐渐融合为一体，档案管理机构管理各类载体档案的管理方法和管理系统日渐完善。这样势必会提高档案管理的效率，优化馆藏，而且能够减少档案的体积，缓解档案库房紧张的状况，从各方面提高档案的开发利用效率，使得我们的各门类档案能更好的服务社会，服务人民。