ERP下物料管理的风险分析及内部控制设计

摘要：对于企业来说，物料管理流程是企业运营的重要组成部分，物料管理流程风险分析及应对和内部控制设计的好坏直接影响着企业的经营绩效。现以D企业为例，借助ERP先进的管理思想，并辅之一套完善的内部控制管理制度，以实现对物料管理流程的有效管理。

关键词：ERP；物料管理；风险；内部控制

中图分类号：F275 文献标识码：A

D企业是从事航空发动机零部件、汽车零部件生产和工业民用建筑开发施工的综合性股份制企业，是省高新技术企业。公司成立于2002年，2006年改制为民营为主体的有限责任公司。公司经营理念卓越、规范管理、诚信运作，为实现企业信息集成与共享，提升信息化管理水平，公司实施了ERP系统，采用了财务、成本控制、采购管理、库存管理、销售管理、生产制造等6个模块，从而将企业内部信息系统、供应链管理等有机的集成在一起，为企业经营决策提供了很大的支持。本文以D企业为例，介绍其在ERP环境下物料管理流程的设计与控制。

一、ERP及企业内部控制概述

ERP是Enterprise Resource Planning（企业资源计划）的缩写，是一个集合企业内部的所有资源并进行有效地计划和控制以达到最大效益的系统，它以业务流程为中心来组织，根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计，能跨越职能领域的界限，实现整个企业信息的集成。[2]ERP系统的应用在很大程度上改变了企业原来的业务流程，实现了从采购到付款、从材料入库到投入使用的全面集成，可以对供应链上的所有环节进行有效的集成管理，打破了原来职能部门的分割，实现了跨职能部门的业务处理。

内部控制贯穿于企业运营的各个环节，是一系列为实现经营管理目标、组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的程序和措施。其实施目的是为合理保证企业资产安全、合理保证企业经营管理合法合规、合理保证财务报告及相关信息真实完整、提高企业经营效率效果、促进企业实现发展战略。[3]

在ERP环境下，内部控制的整体目标没有改变，但是伴随着业务流程的改变则增加了一些具体的目标，如保证ERP系统的合法合规、保证ERP实施的安全保密、保证数据处理的准确度和效率等。ERP与内部控制的结合，使以往的控制模式发生改变，出现了前所未有的机遇和风险。

二、企业物料管理流程分析

物料管理落实到具体的业务时包括采购业务和存储业务。D企业在进行物料管理时涉及到5个部门：使用部门、采购部、价格室、财务部和仓储部。使用部门检查物料的剩余情况并报备给采购部，同时验收采购的物料是否合格合规；采购部利用电子平台对采购信息和供应商进行管理，编制采购计划；价格室掌握市场物料价格情况，负责审价；仓储部负责物料的收发及盘点；财务部参与合同的订立并录入合同，对物料的收发进行记账，负责付款。具体的业务流程如下：请购→确定供应商→确定采购价格→订立采购合同→交货验货入库→付款→物料保管与处置→物料出库→物料清查。

（一）请购

使用部门根据实际需求提出申请，采购部结合实际情况对申请进行初审并填制请购单。

（二）确定供应商

采购部采用公开招标的方式吸引供应商，并对供应商的产品、资信、经营状况等进行调查评估，选择合适的供应商。供应商确定后一般情况下不会更改，确需更改时经客户同意后重新选择供应商。

（三）确定采购价格

由采购人员上报采购价格给价格室，价格室根据掌握的价格数据及市场动态确定采购价格是否合适。

（四）订立采购合同

经以上步骤选择出合适的供应商后，采购部与供应商签订合同。财务人员将合同资料、订购单录入ERP，经选定的供应商信息、采购信息、付款信息等也同时由采购平台转入ERP系统。

（五）交货验货入库

供应商按照合同的规定价格时间地点供货，采购部门采购人员填制入库单，仓储部门验收货物并登记保管账。

（六）付款

企业采用后付款方式，在会计人员进行入库报销核算后，负责采购物料的采购部填制请款单，财务人员审核请款单、编制记账凭证、登帐，并跟踪款项。

（七）物料保管与处置

物料入库后由仓储部负责保管，并登记保管明细账。在保管过程中发现的问题，查明原因后有相应的部门、人员负责；需办理退货的，由原负责人办理。

（八）物料出库

根据生产或销售的需要发生出库业务时，由仓储部负责办理和记录。

（九）物料清查

每隔一定期间对物料进行清查，由财务部负责整个企业的资产清查，副部长制定盘点方案，财务副总审核合格后由财务部下发盘点通知给各部门，各部门依据方案进行盘点，填写盘点表上交会计审核，财务部汇总上报并编制清查报告、进行账务处理。

三、企业物料管理业务风险分析

（一）请购

这是采购的第一环节，关系到整个物料管理模块。然而在请购时却可能发生因采购负责人及使用部门人员主观或客观的因素造成的请购信息不真实、不正确的情况。这将影响着ERP系统中对物料管理控制的实施，是这一环节的风险。

（二）确定供应商

这是采购物料的必要环节，也是风险较大的一个环节，在此环节确定的供应商将与企业购买物资、付款等存在直接的利益关系。供应商的评估及选择可以在ERP系统内进行，但是录进ERP的数据是人为的。在选择供应商时可能会出现因供应商和采购负责人的不当关系而导致的供应商信息不准确及评估程序不恰当而导致的风险。

（三）确定采购价格及签订合同

价格的确定和合同的签订直接影响着企业的生产状况和资金使用情况。因合同的控制不足可能会出现采购过量或不足、质量不合格、价格不合理、品种规格不符、数量短缺等风险，价格控制的不足则会直接导致企业经济利益损失。除此之外还会出现在控制完善的情况下因录入ERP过程的疏忽而导致信息不一致或遗漏的风险。

（四）交货验货入库

整体来说这一环节的风险相对较小，但仍可能发生入库物料在数量、质量、规格等方面不符合合同规定的情况。而入库单填制可能出现的错误在ERP系统中会自动检查，保证误差不超过其合理范围。

（五）付款

在付款时，采购人员可能会利用职务之便通过虚报请款数额而将采购货款占为己有，也可能会出现利用采购折扣，贪污折扣，而形成折扣风险。审批手续的不齐全也将导致付款的不合理。出纳根据请款单上数额通过银行票据系统开转账支票付款，所以还可能存在银行票据系统与ERP系统的数据不一致的风险。

（六）物料保管与处置

物料保管过程中，可能会出现物料收发记录混乱漏记的风险和物料保管不利导致物料损毁的风险。当意外出现进行处置时，可能会出现职责分工不明确，授权混乱而无法确认责任人的风险。

（七）物料出库

材料的出库应是企业需要而正当正事的出库，而企业员工可能会因自己的原因去调用材料或变卖材料，导致物料随意出库企业资产流失。

（八）物料清查

在物料清查过程中，可能会出现组织、范围、时间等因素不明确而造成的盘点延误信息不符的风险，并且可能会因清查流程不规范而难以达到清查应有的效果。

（九）ERP应用风险

除以上业务流程中的风险外，ERP在给企业提供便利的同时也存在着自身的风险。数据的所有权和访问权如果没有合理安全的权限限制，将会使一些重要数据变得透明化、公开化。在日常的业务操作中，因物料品种较多、工作人员的无意识错录、漏录数据和备份不当导致数据的丢失。同时还可能出现外部人员通过网络侵入到系统内，盗取企业数据资料的风险。

四、企业物料管理业务内部控制制度设计

（一）建立完善的授权审批制度

企业应建立合理的授权审批制度以保证业务的规范进行。建立严格的采购、存货分级、分类授权批准制度，明确审批人员授权批准流程、范围、方式、权限、责任，使授权有据可依。审批人应当根据授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理业务；对于审批人超越授权范围的业务，经办人员有权拒绝办理，并应及时向审批人的上级授权部门报告。对于非常大宗、特殊的采购业务，应当进行集体决策和审批或联签。当采购业务比较重要或技术性较强时，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批。对于重要存货处置业务，应当实行集体决策和审批或联签。

（二）建立健全的不相容职务分离制度

不相容的职务如果由同一人担任则串通舞弊或错误的机率将会大大增加。建立不相容职务分离控制要明确有关机构和岗位设置、岗位分工，明确规定职责权限；供应商的选择和评估分离，能避免在确定供应商时徇私作假；询价与采购的分离，可以防止采购价格的造假；物料的采购人员、保管人员、使用人员不同时负责会计记录，能有效防止收发货环节的舞弊；物料的保管人员不能担任清查盘点工作，这样能防止保管人员徇私舞弊虚报物料库存；保管记账与会计稽核分离等等。一般来说应分离的不相容职务有：授权审批与业务经办、业务经办与稽核、业务经办与记录、记录与保管、保管与清查等。在贯彻不相容职务分离的前提下可以设计一人一岗、一人多岗、多人一岗。

（三）建立具体业务的控制机制

1.请购环节。为防止请购单内容有误，要设置专人审核请购单，同时要做到使用部门领导、仓储部领导、财务部领导、采购部领导审批请购单，这样能保证请购客观实际、符合企业需要。设置采购单修改权限，防止外部及未授权人员篡改数据。

2.供应商确定环节。设置专门的供应商审批人员，对供应商的资格进行严格的审查，保证新加入的供应商在各方面都是可靠的。建立供应商数据库，及时更新供应商的数据信息，并对供应商进行考核，在合理的评分基础上对供应商进行评分存档，以作为选择供应商时的参考和保证决策的质量。

3.确定采购价格及签订合同环节。选择供应商的人员不得参与询价，这一点D企业进行了很好控制，设置了分离于财务部和采购部的价格室，专门进行价格的管理，保证了价格的合理、避免了企业资金的损失。在签订合同时，财务部采购会计要对采购文件中的各因素进行最后的把关审查，之后还应将合同信息与采购部门采购信息核对一致后录入ERP系统，并负责原始合同资料的分类与保管。

4.交货验货入库环节。物料到货后，仓储部人员要根据请购单对采购物料的品种、数量、规格等进行检查，以免缺货或规格品种不合格，然后将物料编号录入系统。在录入系统这一环节，D企业做的并不是很到位，由于企业涉及的物料品种较多，申码时间长，致使录入工作不及时，以至于后来一部分物料批次不明确，影响账务处理。在入库之前，质检员要对收到的商品进行质量上的鉴定，以防质量不达标；对于不达标的物料应办理退货手续，这一步骤由原采购负责人负责。

5.付款环节。为防止不合理的付款致使企业资产流失，在付款之前应由采购人员填制请款单，财务人员参照原始凭证对请款进行审核，确保手续齐全、数额合理合规。之后财务人员进行账务处理，编制凭证登记入账。除正常付款外，企业也应建立赊购商品、预付账款或定金管理制度，并由专人跟踪、检查往来款项，并与供应商进行函证核对。

6.物料保管与处置环节。物料在入库时要进行登记并分类保管，以保证记录的连续性和管理的规范性。建立合理的保管制度，防止物料的非必要性损失。明确保管人员的责任，建立相应的责任追究机制。在保管过程中出现的废品，应查明原因明确责任，与其余物料分开存放，直至处置。

7.物料出库环节。为防止物料的不正当出库，应建立物料出库审核权限，保证物料领用的正确性。在出库凭证齐全合规的情况下办理出库业务，并与受领人当面核对、点清交付。

8.物料清查环节。为保证清查的顺利进行，应建立清查制度，明确清查的组织、范围、时间、方法、处理等措施，并组成不以保管人员为主的物料清查组，定期或不定期的对各类物料进行清查，确保账面余额与实际库存相等。在清查时还应检查存货的减值情况，向财务部门提供减值情况表以做账务处理。

（四）建立信息安全和维护控制

在使用ERP的环境下，ERP内的程序控制补充了制度控制，如系统会自动进行入库单与采购订单一致性的检查。[4]但是对于ERP的使用也应建立相应的控制。要保证ERP在启用模块使用的全面性，避免比如D企业在系统内录入的数码不全、次序混乱等问题。要建立严格的使用权限，来防止无授权人员乱入、篡改数据，并设置严格的上下级审核权限，这样上级不仅能检查业务的合理性，也能检查其数据是否正确。成立专业的技术小组对ERP系统进行维护和更新，防止外部人员侵入系统盗取数据，也能同步更新系统，保证系统运行的先进性。

五、结语

ERP的应用方便了企业各个模块的整体协调，使企业的运作更加高效，为企业带来了很大便利，但同时也给企业的经营带来很大的风险。在这把双刃剑的麾下，企业的内部控制也面临着空前的机遇和挑战，同时内部控制的设计及实施的质量也衡量着ERP项目的成败。虽然本文对企业物料管理业务的内部控制制度进行了改进，但是在以后的经营活动中，仍会有更多的问题需要去探索。因此，如何适应ERP环境，建立与之适应的内部控制制度，仍将是企业管理活动的焦点。