制药企业GMP文件体系的建立与维护

【摘要】从国内制药企业GMP认证的严峻形势，谈到企业建立与维护GMP文件体系的重要性，再分别论述新建企业与再建/改建企业如何去建立GMP文件体系及文件设计的要点，对文件执行力存在的问题进行了分析，提出了提高文件执行力的方法和对策。

【关键词】GMP；文件；设计；执行力

要通过GMP认证，一套可行的GMP体系文件是必不可少的，因为文件体系涵盖了整个企业的管理、技术与操作内容，是一个企业质量管理水平最直观的体现，是质量保证系统的基本要素。药品生产的全过程最终都是以文件记录的方式反映的，“文件”在药品生产过程中的地位举足轻重。

文件管理的目的，是界定一个企业的管理系统，减少语言传递可能发生的错误，保证所有执行人员均能获得有关活动的详细指令并遵照执行，并且对有缺陷或疑有缺陷产品的历史进行追踪。保证所有行动有法可循、照章办事、有据可查，以利于追踪，持续改进。

有些人认为，现在网络资源如此丰富，随便上一个制药论坛，很短时间就能下一套GMP文件下来，然后加上自己企业的标识稍稍改动就可以了。但是每个企业却都有自己的文化与经营理念，随便抄袭得来的文件真的能适合企业的生产管理需要吗？我们该如何建立一套适合企业自己的GMP文件呢？

若是新建企业，在流程设计方面还没确定下来时，的确可以借鉴一下网络资源或同行企业的管理模式，然后结合自身企业的实际情况，按照GMP要求，从质量手册开始，规划岗位与职责分工，制订企业的目标与质量方针，然后设计质量管理流程，再按照GMP相关要素，制订管理制度，编制相关的操作SOP与记录报告，这样从层层推进，形成企业的GMP文件体系。然后随着日常生产质量管理的进行，不断发现问题、解决问题，通过偏差调查、变更控制、质量回顾分析、纠正与预防措施等风险管理措施的实施，逐渐完善与优化相关的管理流程与操作方式，渐渐的将企业文化与GMP文件相融合，形成适合企业自己的文件体系。

对于再建和改造企业，已经有了时间的积累，则可以通过从下到上的方式，将通过时间累积、得到大家普遍认可的方式保留，将日常管理过程中反复出现问题或争议、运行不畅及厂房设施改造变动的地方进行新流程的再造，即扬长补短，只局部修订做的不好与不到位的地方，最后才参照修订的操作SOP与管理制度去反向修改质量手册，这样可能效率更高一些。这种完善GMP文件体系的方式，关键在于对质量改进有提高的数据的收集与分析，才能对症下药，快速高效的去完善不足之处。

俗话说，质量源于设计，一套优秀的GMP管理文件也需要良好的设计，下面谈一谈文件的设计与编制要点。

GMP文件的设计就是将相关法律法规结合公司实际情况和产品特性，确定文件的体系框架、分类、编号、格式及管理、操作规程等。我们的文件系统应该设计成这样：上到负责人，下到每一个操作工，知道自己应该做什么，怎样去做，什么时候在什么地方去做，这样做的依据是什么，能达到什么结果。

要做好GMP文件体系的设计，首先需要明确组织机构体系中相关职责部门的职责，然后成立跨职能工作小组，对其安排与提供适宜的、有效的培训，并广泛搜集各方面相关人员包括一线操作人员的意见后，再对原有的文件体系作系统的回顾与评价，依据GMP要求，作出改进计划，最后才是先制订完成关于文件管理的文件，再根据改进计划列出相关管理流程及文件目录，分配相关文件起草/修订任务。结合企业的实际情况和管理要求制订相关流程，化繁为简，理清我们所做的每一件工作，将工作规范化，职责明确化，坚持制度标准，减少人治标准，减少不必要的成本和工作量，保证企业的顺畅运作。

文件编制好了，下面再谈谈文件的执行力问题。文件执行不到位的可能原因有：

一是文件系统设计与制订本身不到位，没有系统地识别各过程之间的关系与工序之间的衔接，造成各个过程要求之间不相适应甚至矛盾的现象出现，或者关键过程要求有遗漏或未在文件中明确说明，或者文件制订者不熟悉操作流程或操作环境，致使文件的可操作性与适应性有问题。这样的文件是不可能有效实施的，也就不能有效的实施与执行。

二是文件培训不到位，文件执行人员没有了解和理解文件中的管理和操作要求的意图；

三是文件控制出现了问题（现场文件存在过期版本或文件未发到现场等），文件管理不善，执行者面临的要求标准不一致，致使执行出差错。

四是企业还未树立文件的权威地位，形成制度管人的意识与文化，还习惯于管理靠领导层层指点、操作靠师傅口口相传这种传统的作坊式管理。

针对以上分析的问题，笔者认为，应当从基础做起，持续不断地采取有效措施，提高文件的执行力。首先要有管理思想或理念，组织在建立与运行GMP文件体系时，要真正将质量管理八项基本原则作为管理思想或核心价值观，使全体员工理解、遵守、执行，尤其是高层领导要统一思想、率先垂范、以身作则、言行一致。其次，针对文件规范的内容进行有针对性的培训和考试，做到有效沟通。再次，树立文件的权威性，以正式文件作为行为的准则和依据，形成口头、电话指令可以不执行的氛围。最后，现场QA和部门主负责人负责相关文件执行的监管，对重复发生文件执行不到位的现象，要组织分析原因并制订纠正措施并跟踪落实。

当然，一个制药企业的GMP文件体系不仅仅包含以上论述的内容，GMP文件体系的建立与维护是一项长期的重要工作，企业应根据自身的实际情况去逐步优化与改进。只要各级员工高效连动，按照文件流程规范做事，通过GMP认证也就不是难事，整个企业也能从根本上保证生产药品的安全有效稳定，保证人民群众的用药安全。