浅谈新形势对高校学院办公室人员的素质要求
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论文摘要：学院办公室既是对外展示的窗口，又是对内服务的平台，是学校管理工作的基层机构。文章论述了高校体制改革形势下对学院办公室工作人员品德、基本业务素质、综合能力的要求，阐述了办公室人员应具备的责任意识、服务意识、团队意识、学习意识等现代行政意识。
论文关键词：高校；办公室人员；素质
目前，我国高等教育事业快速发展，一场以“体制改革为关键，教学改革为核心，教育观念改革为先导”的教育改革正在全面而深刻的展开。高校在普遍实行校、院二级管理体制的基础上，一场研究二级学院管理工作的改革也开展得如火如荼。学院办公室作为高校管理的基层机构，肩负着三大重任：一是学校管理工作有效运行的“齿轮”，二是信息上传下达的“中枢”，三是对外联系工作中学院形象的“代表”。它既是对外展示的一个窗口，又是对内服务的一个平台。作为一个综合性服务部门，学院办公室在工作中起着举足轻重的作用，而人员的素质和能力又是决定学院办公室工作水平和效能高低的重要因素。为适应高校体制改革的新形势，使学院管理工作实现科学化、系统化、人性化、信息化，使办公室工作有所改革和创新，我们必须认真分析新形势对学院办公室人员素质和能力的新要求。
一、内修“品”、“德”
学院办公室工作具有事务繁杂，无名无利，却要照顾全面，工作具体的特点，使得办公室人员常年保持兢兢业业、任劳任怨、默默无闻、始终如一的工作状态，因此，要想在这平凡的岗位上干出成绩，办公室工作人员必须首先加强自身的“品”、“德”修养。
“品”主要指“人品”，要做到不计名利、任劳任怨、恪尽职守、克己奉公。不出风头，不争话头，不摆架子，不搞官僚，紧密联系群众，积极配合领导，具体要做到“严”、“勤”、“净”、“平”。“严”是指口要严，不蜚短流长，不搬弄是非，特别是对议而未决的事情不要乱传，以防造成不必要的混乱。“勤”是指体要勤，自己的工作要积极做，公共的事务也要积极处理。“净”是指手要净，即办事过程中，要廉洁，不能公饱私囊，假公济私。“平”是指心态要平和，办公室工作往往付出的比得到的多，没名没利，所以工作人员一定要有平常心，才能安心工作。
“德”主要表现在政治立场、思想作风、工作作风方面。办公室人员必须加强政治理论学习，做到讲政治、讲学习、讲纪律、讲正气，具体要做到“公”、“正”、“诚”、“信”。“公”即办事公道，坚持公正平等的原则，做到对待教师和领导一个样，对待学生一个样，对待不同领导一个样，不分级别，不搞特殊，对事不对人，只要是工作，都要认真、及时处理，不偏颇，不贬损，不唯上，不求全责备。[2]“正”即作风严谨，一身正气，不搞歪门邪道，不搞特殊关系，不以权谋私，以国家和学校利益为重，作风正派，敢于同歪风邪气作斗争，坚决执行校院政策和纪律，自觉维护校园和谐氛围。“诚”要做到内诚于心，即真诚待人，真诚做事，老老实实做人，踏踏实实做事，真心实意为学院师生服务。“信”要做到外信于人，即守信用，言必信，行必果，始终做到言行一致，表里如一。而且，在此基础上要配合学生思想教育工作，争做师德模范，创先争优，全面推进素质教育。
二、兼具“才”、“能”
学院办公室工作具有量大、繁杂、综合性强的特点，且主要是为高校教学和科研工作服务，面对的问题和对象专业性强、知识性强，再加上信息化进程的推进，因此，对工作人员的综合素质要求很高，这就要求办公室工作人员要兼具“才”、“能”。
“才”是指业务素质方面，具体讲是要“专”、“通”、“博”、“高”。“专”是指办公室人员要有扎实的专业素质，如：良好的语言表达能力，较强的文字写作能力和公文处理能力，信息调研能力，分析问题的能力等等。“通”是指除了掌握办公室一般性事务工作的基本能力外，还要具备一些管理学、心理学、财务学、法学、公共关系学等方面的知识，使自己成为一个复合型的“通才”。这是由现代学院办公室工作的性质决定的。“博”是指办公室人员要熟悉本学院和相关学院的专业、学科、科研等工作的内容、特点、发展方向等，这样才能更好的开展工作，为学院领导决策出谋献计。“高”是指要掌握高科技技术和信息技术，利用信息技术和网络技术创新性的开展工作，切实提高工作规范性和工作效率。
“能”是指综合素质方面，具体要做到“参”、“协”、“活”、“创”。“参”是指办公室人员要具有帮助领导做好决策性参谋的能力，这就要求办公室人员要注意加强理论学习与研究，把握高校管理改革的趋势，不断更新观念，在工作中能帮助领导做出决策。但要注意不能超越职权范围，要充当好助手，只能提建议，不能强求领导采纳和接受，更不能代为决定。无论自己的建议是否被采纳，都要坚决执行研究决定的事情，不能固执己见。“协”是指综合协调事务和关系的能力，这是学院办公室工作的重要内容。随着高等教育的发展和高校规模的扩大，内部沟通与外部联系越来越多，办公室人员需要协调各方面的关系，这就要求除了具备良好的组织协调能力外，还要加强公关能力的培养，平时注意与各相关单位、部门建立良好的关系，多交流、勤沟通，相互理解与支持，在关键时刻发挥人力资源的作用。“活”是指在工作中思维要敏捷，办事要灵活。要时刻保持冷静清醒的头脑，要有大局观，提纲挈领，在不违背基本原则的基础上，针对特殊问题和具体事物做到灵活恰当地处理，提高行政效力。“创”是指创新能力，要在掌握科学规律的基础上，打破因循守旧的思想，用创新思维去开展工作，提高工作科学性，开创工作新局面。"
三、提高意识
新形势下，学院工作开展的好坏直接决定着高校的办学水平和声誉，而学院办公室工作对学院各项工作的顺利开展起着举足轻重的作用，在这其中，人员素质的高低，直接左右着办公室工作的质量和效率。为了提高服务水平，改善办公效能，应切实提高办公室人员的品德修养和才能培养，并在此基础上，加强责任意识、服务意识、团队意识、学习意识等现代行政意识和理念的树立。
1.责任意识
学院办公室工作牵扯面广，多是一些“婆婆妈妈”的小事，但是大多涉及师生的切身利益，因此，要认识到“办公室无小事”，提高工作责任心，树立责任意识，体现敬业精神。办公室工作事务多，琐碎、繁杂、累人，容易使人产生懈怠思想，加上长年工作清苦无名，劳碌无利，容易使人安于现状，不思进取，在工作中造成“门难进、脸难看、事难办”的情况。这就要求切实加强办公室人员的思想教育，帮助其提高认识，改善作风，无论大事、小事，都能以强烈的责任心认真对待，仔细处理，做到识大体，顾大局，讲奉献，比敬业。
2.服务意识
学院办公室的职能是为学院围绕教学、科研展开的各项工作的顺利开展提供管理服务，这就决定了其服务性工作的本质。要做好服务就必须树立服务意识，就要做好两个转变，四个“心”。两个转变包括：由被动服务转到主动服务上来，由一般化服务转到优质高效服务上来。四个“心”包括：在繁杂的行政事务中，对服务对象要做到诚心、耐心、细心和虚心。这四个“心”不仅是一个方式方法的问题，而且是关系到服务的质量、效率和学院的形象问题，这是做好学校现代行政管理工作必须要具备的基本要求和意识。
在具体的工作中，要摆正位置，端正思想，注意发挥人的主观能动性，提高服务主动性，工作要细致深入，不能做表面文章，更不能得过且过，要切实提高服务质量和工作效率。把服务于教学和科研的工作作为自己全部工作的出发点和落脚点，以实际行动自觉、优质、高效地为师生服务、为教育服务。这样才能赢得服务对象的满意度，同时也才能营造和谐的校园氛围，提高自身工作的幸福感。
3.团队意识
改革中为了提高工作效能，办公室引入了人才竞争机制和激励机制，按需设岗、公开招聘、平等竞争、择优聘任、岗位考核、绩效分配，这一方面激发了办公室人员的工作积极性、主动性和创造性，但也在一定程度上增加了他们之间的竞争性、比较性和相对独立性。而办公室的许多工作综合性极强，往往需要数位甚至全体办公室人员，乃至多个学院和学校部门之间配合完成，这就需要办公室人员树立平等互助、荣辱与共的团队意识，顾大局、识大体，精诚团结、通力合作，确保工作的顺利进行。与此同时也有利于学院良好形象的树立，和谐工作氛围的营造，既有利于身心的健康发展，也有利于个人能力的施展。
4.学习意识
随着社会的进步和教育事业的发展，高校的管理工作越来越具科学化和现代化，过去那种凭经验办事的“土方法”和“吃老本”的思想已经不能适应人才竞争机制和激励机制的要求。这就要求办公室人员树立终身学习的意识，自觉加强自身学习，不断更新知识，改进管理手段和方法，提高管理水平和效能。其中要特别注意对新技术的学习和掌握，以适应办公自动化的发展趋势。当然这也离不开学院的重视，一定要做到人才选拔和人才培养两者齐抓，建立并完善人才培训和进修制度，以科学合理的考评机制和激励机制，引导、促进办公室人员增强上进心和树立终身学习的意识，以使办公室人员能有更大的发展空间。
四、结束语
在深化教育改革的浪潮中，学院办公室人员一定要思想赶得上，行动跟得上，端正态度，改变观念，树立现代行政意识和理念，加强自身理论学习和业务学习，使自己做到内修品德，兼具才能。只有这样才能真正做到增强服务意识，提高服务本领，优化服务方式，构建一个和谐的服务环境和工作氛围，既能提高服务对象的满意度，又能提高自身工作的幸福度，使事业和自身都能得以健康发展。