浅析高校学院制下的学院办公室工作

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论文摘要：随着我国高等教育事业的发展，学院制已经成为高等院校普遍采用的内部管理体制。加强学院办公室建设，建立健全规章制度，树立全局观念及服务意识，提高管理水平及工作效率，是保证二级学院各项工作持续健康发展的重要保证。

论文关键词：学院制；学院办公室；建设与管理

一、我国高等院校内部管理体制演变的简要回顾

20世纪80年代以来，受欧美高等教育管理体制的影响，我国一大批单科性大学通过自身发展或合并，纷纷向综合性大学发展，带有浓厚专业色彩的系级建制日益增多，管理幅度日益加大，管理效率日益降低。组织管理学认为，对于上层管理者而言，其直接管理的下级机构以5～8个为宜，若超过10个，就会产生协调上的困难，管理质量与管理效率就会大幅降低。为提高管理效率、加强学科建设与资源共享，同时提高基层教学单位办学的自主性与积极性，近年来，大部分高校开始按学科或学科群组建学院，实行校、院、系三级管理体制，同时赋予学院以更大的办学自主权。虽然说，学院办学主体地位及办学自主权尚未很好落实，教学管理的权力仍然过多的集中于学校，但就形式而言，学院制已经成为我国高等院校内部管理的主要模式，而围绕着学院制所进行的管理体制改革也在不断探索和推进之中。

可以预料，随着学院制改革的推进和不断深入，二级学院将会被赋予更多的办学自主权，同时也将会承担更多的教学、科研的过程管理工作。因此，二级学院的办公室建设将会显得更加重要。

二、学院办公室工作特点及工作要求

二级学院办公室作为一个综合管理部门，位于学院管理体系的中心位置，既是一个“集中区”，又是一个“分散地”，起着上传下达、协调左右、沟通内外的桥梁和纽带作用。随着高校办学规模的扩大、办学水平的提高和内部管理体制改革的不断深入，学院办公室的职能也将随着学院职能的延伸而不断拓展。就其特点和任务而言，主要表现在以下方面：

1.任务繁重、头绪繁多

目前，国内绝大多数高校的组织管理仍然带有浓厚的行政色彩，工作分工过细，职能部门过多。而这些职能部门的管理行为，大都需要经过学院办公室的“中转处理”方能得以施行。简单的“中转”，即上传下达并不困难，难在领会精神、把握尺度，并向学院党政领导提出意见建议，做好参谋，并在党政领导的授意下，拟定工作计划、做出安排和部署，并对整个执行过程进行监督检查；待工作任务完成后，还要及时将完成情况呈文上报任务下达部门，以完成整个工作流程和每个工作环节。

除了上述职能部门下达的工作任务以外，学院办公室还承担着诸多日常管理工作，譬如文书档案管理、规章制度制订（修订）、工作总结与工作报告、财务管理、师资队伍建设与管理、学院行政资产管理及办公用品采购与分发、来客来访接待、安全保卫以及部分教学与科研管理工作等，对于有中外合作办学项目的学院，还要承担部分外教外事管理工作，可谓包罗万象，任务繁重、头绪繁多。

2.政策性强

二级学院办公室的工作并不完全是事务性的，很多工作带有很强的政策性，要求办公室主任及办公室成员具有比较高的政策水平和一定的理论深度。譬如上级部门下达的文件通知，往往政策性很强、涉及面较广，这就要求办公室人员要能准确把握、切实领会，才不至于在实施过程中出现偏差；再如前面提到的档案管理、财务管理、师资管理、资产管理以及外事管理等，都有严格的政策界定、制度规定以及程序和方法的要求。

3.时效性高

二级学院办公室的工作涉及学院党政工作的方方面面，既有教学科研方面的，也有党务行政条线的，还有那些临时下达没有明确分工的工作，其中绝大多数都有明确的时间节点要求。譬如我们经常在各种通知中看到的“某月某日以前上报，逾期不予受理”等诸如此类的话语，就是时效性的最好说明。对于此类工作，必须按期完成，及时上报，否则就有可能影响到学院的发展和教职员工的切身利益。因此，学院办公室人员必须熟练掌握各项业务，要有很强的时间观念，认真负责、一丝不苟、高效准确。

4.大局意识和良好的工作作风

学院办公室所面对的工作，既有事关学院发展和教职工切身利益的所谓“大事”，又有属于日常事务性管理的所谓“小事”。由于办公室所处的特殊位置，事无巨细，都必须经过办公室。这就要求办公室工作人员，在大事面前要有全局意识，要站在学院发展的全局高度，分析问题，提出切实可行的意见建议，供学院领导决策参考；面对教职工的切身利益，要能设身处地为教职工着想，能办的一定要办，办理起来有困难的，要想方设法去办，不能办的要耐心说明原委，解释清楚有关政策规定；对于一些事务性工作，譬如来访接待或外出调研，要做到安排周详、言谈得体、热情大方，并通过自身良好的职业素养、饱满的热情和认真负责的工作态度，树立良好的个人形象和学院形象，扩大学院的社会影响。"

三、加强二级学院办公室建设的举措

学院办公室的工作特点及工作任务，决定了办公室在学院各项事务中的重要作用。为充分发挥办公室的桥梁纽带作用及辅助决策作用，应从以下方面大力加强学院办公室建设及人员培养。

<> 1.健全机构，配齐人员 2.建立健全规章制度及工作程序

制度建设是加强科学管理、提高工作效率和质量的重要手段。[2]建立健全科学合理的规章制度，方能使办公室人员在处理各项事务时有章可循，实现管理的制度化和规范化。其中，各种工作规范、各类岗位职责、各项办事流程等都是必不可少的，要形成体系，要尽可能将一切事务都导入科学合理的轨道，变“人治”为“法治”。对于工作程序或办事流程，不仅要让每一位责任人了然于胸，也要通过宣传广而告之或下发手册或张贴于显著位置，让每一位前来办事的教职员工都能明了。拟定办事流程时，应以必要为前提，尽可能减少环节，简化手续。

3.加强学习，提高政策水平和工作能力

学院办公室工作具有很强的政策性和时效性，这就要求办公室工作人员一定要认真学习各种政策性文件，领会其精神实质，提高解释政策、运用政策的水平，同时，要加强学习，不仅要学习管理理论，也要向老同志以及工作做得好的同志虚心请教，并加强与兄弟院校同行的交流，学习他们的长处，弥补自己的不足，提高工作能力和办事效率。重视办公室人员的培训，提高办公室人员的业务素质是提升二级学院办公室管理水平的重要途径之一。学校和学院要有计划、有步骤地做出安排，举办有关的业务培训班或支持鼓励办公室工作人员学习进修，以提高个人修养和能力，进而提高管理队伍的整体素质。现代管理的重心是强调以人为中心，重视人的作用。

4.树立服务意识，转变工作作风

学院办公室处在学校行政管理系统的基层，处在学院管理体系的中间，所谓上传下达、左右协调、沟通内外在很大程度上就是服务，既要服务于学校、学院的大局，又要服务于广大教职员工，因此，要树立管理就是服务的工作理念，将服务意识贯穿到每一项工作以及工作的每一个环节。要做好服务工作，不仅要认真听取广大教职员工的意见建议，及时、认真地处理和解决他们的问题，同时也要变被动为主动，主动询问、定期或不定期征询他们对办公室工作的意见建议，做到未雨绸缪，有预见性地开展工作，创造性地开拓工作，提高服务的质量。

四、结语

学院办公室处于学院管理系统的中心及窗口位置，办公室人员的政策水平、工作能力以及形象与作风，不仅直接反映了一个学院的整体形象，也事关学院的发展。因此，应从办公室的工作特点和工作要求出发，以提高政策水平和工作能力、树立良好形象与改变工作作风为目的，进一步梳理影响和制约因素，采取切实的措施予以改进和提高，充分发挥综合协调与参谋助手的作用，为学院的健康和可持续发展提供有力地保证。