研究生秘书学位管理工作分析

摘要：学位管理工作是研究生秘书的常规工作之一，工作内容主要包括学位申请和资格审核、论文检测和送审、论文答辩、学位申请材料的回收制作和归档四个方面，在工作过程中主要面临着工作量大、保密压力大、工作枯燥繁杂等困难。研究生秘书需将计划性排在第一位、坚持工作原则、提升自身素质能力、提升思想境界以应对困难。

关键词：研究生秘书；学位管理工作

随着我国研究生招生规模的扩大，研究生秘书在高校二级学院研究生管理工作中扮演着越来越重要的角色，承担着越来越繁杂的工作。研究生秘书是研究生管理工作的直接参与者，是沟通学生与导师、学院与学校的重要枢纽，其工作主要由招生管理、培养管理、学位管理及日常事务管理等部分组成，而学位管理工作是重中之重，它直接关系到学生能否顺利取得学位，学院能否按时向社会输送人才。学位管理工作内容十分复杂，管理过程中面临的问题较大，要顺利完成此项工作需耗费工作者较大的精力。

一、学位管理工作的内容

学位管理工作是一项系统工程，时间跨度长，一环紧扣一环，工作任务艰巨繁琐，主要工作内容包含以下几点：

1.学位申请和资格审查

学位申请由学生本人提出，研究生秘书需根据学校要求开展审查工作，符合资格审查条件者方可通过学位申请，获得基本的毕业资格。随着信息技术的发展，多数高校已全面实行信息化管理，申请者只需通过系统提出申请即可，给管理者带来了便利；但由于招生规模的迅速扩大和招生类别的多样化，这一看似简单的工作变得越来越复杂。

2.论文检测和送审

论文送审前，学院和学校需对论文进行TMLC系统检测，其中学院检测由研究生秘书操作，论文重复率小于25%者方可送审。论文送审分为校级盲审和学院送审，其中学院送审论文由学院组织同行专家评阅，而最直接操作者即研究生秘书。研究生秘书必须完成联络专家、寄送论文（或电子论文传递）、评审结果回收、评审费用开支等一系列工作，还要根据送审结果及时通知学生和导师完成相应的工作。

3.论文答辩

学位论文答辩是学位管理工作较为重要的一部分。首先，研究生秘书必须根据论文送审结果，确定答辩名单；第二，制定答辩安排表，具体工作流程为：确定答辩专家名单，协调专家及学生的时间，进行合理分组，安排答辩教室，最终完成答辩安排表的制定，发布答辩安排信息；第三，准备打分表、投票表等答辩相关材料，及时公布答辩成绩；第四，答辩结束后，根据经费开支标准，制作答辩经费开支名单，完成答辩经费开支。

4.学位申请材料回收、制作、归档

通过答辩者向学院提交学位申请材料，研究生秘书需对提交材料进行审核、制作、整理归档。这是最为繁忙的阶段。原因在于，第一，时间有限；第二，回收材料多，包含学位申请书、毕业登记表、学位论文、网络材料等；第三，需对材料进行加工制作，签署学院意见和学校意见；第四，需对各项材料进行非常细致的检查，确保没有缺漏和错误后才能归档。

二、学位管理工作的困难

1.工作量大

研究生可分为博士研究生、全日制和非全日制学术学位硕士研究生、全日制和非全日制专业学位硕士研究生等类别，研究生类别的多样化以及招生规模的迅速扩大，给学位管理工作带来了巨大的工作量。以资格审查工作为例，不同类别研究生的毕业和学位申请要求不尽相同，研究生秘书需在较短时间内完成各类别申请者的毕业资格审查工作，工作量之大可见一斑。

2.保密压力大

研究生秘书是学位论文送审的第一执行者，掌握着论文送审地、评审专家名单、评审结果等关键信息，为确保评审结果公平客观，这些关键信息在一定阶段中是需要研究生秘书严格保密的。而在实际工作当中，研究生秘书与导师保持融洽关系是做好研究生管理工作的基础。然而总有一些导师出于各种原因向研究生秘书询问送审信息，既要与导师保持融洽关系又要保守秘密，这给研究生秘书带来了很大的压力。

3.工作枯燥繁杂

学位管理工作是研究生秘书的常规工作，每个学期都要开展，重复作业让工作枯燥无味。而在开展工作的过程中，各个阶段的事务又异常繁杂，任何一个环节出错，都会影响工作进展。在面对枯燥繁杂的学位管理工作中，对研究生秘书的耐心、细心是一项很大的考验。

三、做好学位管理工作的建议

1.计划性排在第一位

巨大的工作量给研究生秘书带来不小的压力，在有限的时间内合理安排各项事务，做好工作计划是顺利完成学位管理工作的要诀之一。在学位管理工作正式开展前，研究生秘书必须仔细研读学校学位管理工作安排文件，了解每一阶段的工作内容和限定时间，详细制定每一阶段的工作计划，预先向导师和学生发布通告，提前布置各项工作。

2.坚持工作原则

在学位管理工作上，尤其是论文送审阶段，研究生秘书的保密压力大，在维系人情关系和坚持工作原则上，研究生秘书必须坚决选择后者。只有坚持工作原则，严格保密关键信息，才能真正做到公平、公正，才会赢得师生的信赖，进而促进工作的顺利开展。反之则会遭到质疑，进而影响到后续的工作进展。

3.提升自身素质能力

学位管理工作对研究生秘书的素质提出了很高的要求，良好的组织协调能力、沟通能力和计划能力是研究生秘书必备的能力，研究生秘书必须有意识地培养和提升这些能力，在实践中不断磨练自己。另外，随着学位管理工作信息化时代的到来，研究生秘书必须不断学习，加强计算机操作能力。

4.提升思想境界

研究生秘书要以服务师生为理念，不仅要完成工作，更要以做好工作为目标。只有不断提高自身的思想境界，才能在枯燥繁杂的工作任务面前激发出无限的工作热情，工作中最需要的细心、耐心、恒心的力量之源就在于此。