高校接待费管理研究

[摘 要]公务接待费是指各级单位经党委批准后，按规定标准招待宾客，以及其他有关人员开支的食宿费用。本文评述了我国高校利用公务接待费的现状和特点，肯定了公务接待费对促进院校事业发展建设的重要作用，并就接待费管理活动中需要处理的一些问题进行研究，提出对策建议。

[关键词]公务；接待费；管理

公务接待费是指各级单位经党委批准后，按规定标准招待宾客，以及其他有关人员开支的食宿费用。其特点主要有：开支用于餐饮应酬，性质敏感；开支时间难以固定，随意性大，管理难度大；金额大。当前，我国市场经济蓬勃发展，经济活动和市场联系日益密切。受多种客观因素制约，国内高校在相关问题的研究和体制机制的构建方面起步晚、实力弱。在消耗性经费的管理使用问题上，政府部门具有丰富的实践经验。外国院校现代化程度相较于我朐盒８为超前，在经费开支以及经费的管理使用方面具有丰富的实践经验和较高理论水平。这些都是值得我们学习借鉴的经验。我朐盒＞费的构成和使用比例将会根据随之而来的改革需要，结合政府和外刖验进行调整。更重要的是，在院校接待费使用中存在的问题严重浪费了国家经费，损害了高等院校形象，其危害极其深远、巨大。因此，院校接待费问题的研究具有较高价值。对接待费管理问题的研究，有利于促进院校财务经济作风的进一步肃正，节省教育经费，提高院校经费的使用效率，改善接待费的使用结构和项目设置，加强高校接待费的规范性管理。

1 接待费管理存在的问题

1.1 领导不重视

公务接待之风盛行是中国固有的一种现象。由于旧有的等级观念、特权思想、享乐主义思想的影响，对某些人而言，公务接待既被看成是一种身份、权力、地位的象征，也成了单位领导公关和联络感情的手段。一些领导对超支接待、无预算接待视而不见甚至大开绿灯。接待单位负责接待的领导有意寻找制度漏洞，大操大办接待工作，滥加开支。不少单位的接待活动已超出合理范畴，相应级别的领导对应相当的接待规格已经成为一种“潜规则”。

一些院校单位部门虽有制度、有规定、有标准。但执行不力，缺乏有效监督，使制度形同虚设。有些单位内控制度不健全，导致有的接待活动只有审批人，没有经办人和证明人；有的则是只有经办人，没有审批人和证明人，因而难以确定发生的接待费用的真实性。还有的不注明接待对象和用途，存在私客公待、集体买单现象。

1.3 管理不严格

公务接待管理标准不一。目前我朐盒Ｉ形唇ǔ擅魅肪咛濉⒍懒⑼骋坏慕哟制度，无论是会议标准还是接待标准都由各单位自己制定。对执行接待费标准，有条件的单位就高一些，经费困难的单位就低一些，有的单位主管部门“无章可循”甚至“有章不循”，对接待费的无预算和超标准开支现象熟视无睹。近年来，财务开支标准有适当调整，但多数项目没有变动，这导致有规定的项目因标准太低无法适用，无规定的项目无限制地进行列支。此外，接待单位负责接待的领导、人员缺乏简单节约、从俭接待的意识，助长了这种不正之风。

2 外牒臀夜政府接待费管理方法借鉴

美国政府明文规定，任何接待开支都必须使用支付卡结算，不得使用现金，否则不予报销。所有接待项目的开支必须在事后5个工作日内完成，75美元以上的单笔开支必须有供货方开具的发票，否则不予报销。开支金额不得超过规定标准，低于标准不予补足。公务消费单据将在国家档案馆存档6年以供查询。公事会议必须注册存档，会议费用中包含住宿费和餐费的，在报销时要剔除这部分费用，以避免重复报销。如果在报销过程中存在公款私用和欺诈行为，则所有费用不予报销，情节严重的将被送交法庭处以10 000美元以下的罚款并判处5年以下监禁。

以挪威院校为例，除非是有专门经费安排的重大活动，否则一般不会设宴招待来宾。例如接待外宾用餐，在2010年的一次地区性防务交流会议结束后，挪威国防部长接待法国代表团用午餐。饭后报销餐费时，需要部长亲自签字并在相关单据上注明用餐人员的姓名、职级身份以供财务、审计部门存档待查。在接待外宾出行方面，官方规定外宾居所在目的地30公里以内的，由外宾自理费用。在30公里以上的，则按照里程数和消费单据给予适当交通补助。如果有特殊原因需要安排车辆出行的，则由接待部门在指定开支项目中以书面形式说明，不得另行开支。

在接待问题上，瑞士政府规定，联邦官员必须自己负担参加公事活动的出行、住宿和就餐费用。事后由财务部门根据消费单据和公务员出行情况说明表，结合实际情况予以报销。政府官员出席的节庆活动，通常由地方公司组织策划，所需一应经费开支由活动赞助商负责筹集，并不接受任何政府方面的经费支持。活动主办方举行的午餐会也只对指定的政府要员免费开放，其余人员必须付费参加。对这样的接待规定，并没有人提出异议，大都依照规定要求参与执行。

我国政府在公务接待费的管控方面也有着丰富的实践经验。山东省政府办公厅在公务接待事项上严格实行集中管理机制。实行分级负责对口接待制度，建立接待公函接待清单制度，严格接待费用预算管理和接待开支标准管理。加强接待工作检查监督，实施接待相关情况公开的制度。同时明确各级政府接待部门和财政、审计、纪检等部门以及各级党政机关在公务接待中的职责。山东省办公厅实行公务接待公函制度，建立公务接待清单制度。公函约束的是派出单位，清单约束的是接待单位。没有公函不接待，没有清单不结算。没有公函和清单，公务接待活动就没有重要依据，无法组织实施，即便实施了也无法进行结算，这就从源头上堵住了公务接待管理中的漏洞。解决了“打个招呼就接待”“一个电话就接待”的随意性问题。 3 加强接待费管理的对策建议

综合外牖关和我国地方政府在接待费方面的经验措施来看，要做到对接待费的有效管理，必须做好以下几点。首先，确保接待单位在上级规定的开支限额内编制接待预算，无特殊情况不得追加开支。如有追加开支则必须单独列支，开支用途、原因由财务部门存档，形成正式文件呈报上级领导和审计、监察部门。其次，根据实际情况建立高于事业单位或独立于事业单位的综合审计、监察、法证职能的单一权力部门，依据规定对公务事业单位的接待费开支行为实施统一的外部监督。最后，对于接待开支的报销，财务部门必须在取得真实合法的票证单据、相关领导责任人的签章，以及能够证明该项开支实属公务接待开支的官方文书之后才能予以报销。要从具体环节上确保内部控制的有效执行。

由此，针对接待费使用中存在的问题，在今后的接待费管理工作中，必须做到以下几点。

3.1 完善公务接待制度

严格接待费用开支范围，实行部门预算限额控制。接待费按财政部门制定的列支办法单独严格执行，在“接待费”科目中单独列支。不得将公务接待费列入会议费、培训费等其他费用支出，也不得将其他费用支出列入“接待费”科目。不得将接待费开支分散、转移记入其他科目，不得列入单位内部招待所或单位食堂的成本。

3.2 规范公务接待程序

建立审批制度，各单位必须明确本单位主管财务的负责人为审批人，负责本单位招待费用的审批工作。实行“先审批、后接待”制度。单位安排接待时，由负责接待的经办人填写“公务接待联系单”，再由分管领导审批，到指定地点接待。由负责接待的具体经办人对有关接待项目、标准进行审核后签名确认。实施“三单”结算制度，接待费必须及时结算。财务部门凭“公务接待联系单”、原始菜单、接待饭店餐饮发票（简称“三单”）到财务部门办理结算手续。各单位的审计、会计核算管理部门要严格把关，“三单”不齐全，不得予以报销。

3.3 将接待费限额管理落到实处

首先要控制接待活动数量和参与人员。各单位领导要严格把关，减少不必要的接待人员。充分利用制度措施和科学方法对会议数量、接待活动规模进行控制。例如，某单位近年来充分运用已建成的自动化网络系统，举办远程理论学习班，尽可能避免人员特意到单位参加会议，不仅达到了同样的学习、培训效果，而且从控制接待费的角度上来看，还节约了大量差旅费，使接待费开支减少约23万元，取得了明显的经济效益。其次，对接待费实行统一管理和控制。对于接待开支，按统一的审批程序呈报领导同意后，由业务部门配合管理部门共同负责接待具体工作，归口办理，统一结算。最后，将接待费管理绩效纳入部门负责人经济责任考核指标。实际上，无限制的接待消费，是对权力的滥用，对经费的挥霍浪费。要在完善相关法制的基础上将公务接待费等“三公”经费执行情况作为部门领导经济责任审计必要的一项考核内容，在经济责任审计报告中予以反映，并区别不同情况对其应承担的责任做出界定，促使单位的主要负责人重视对接待经费的内部管理工作。