协同办公系统在高峰公司企业管理中的应用探讨

1 OA 协同在公司企业管理中的经典需求和重要性

某公司是矿山企业，办公地点的分散，数据多。根据现代企业发展需要，自动化办公是不二的选择，然而自动化办公软件市场的供应商很多，产品大多为了理念而设计，常想把不切实际的管理制度通过OA产品固化于企业，一旦使用了不管顾客需求的产品，多出的闲置功能会让企业管理就会出现很多问题。而集团公司通过历达三年的时间调研，从功能、技术、使用、价格等方面进行综合评价，最终选定用友致远所开发的 A8 协同管理软件作为集团公司运行的自动化办公平台，统一要求，统一部署，让集团公司所有子公司同时运作。

采用OA协同办公系统进行业务管理，主要是为了达到以下目标：规范管理、促进职员工作的有效管理;为领导提供及时掌握各类信息、资源、状态，方便决策;信息化建设发展的必然过程和重要内容。因此，认为经典需求有三点：经典需求一：领导需要及时、准确地掌握业务的详细情况。

经典需求二：单位机构分散，之间的文件、资料上传下达难以及时、有效进行。

经典需求三：面对单位各种各类的应用系统，数据不集中，使用极为不便。OA 协同办公系统作为服务全局应用的办公自动化系统，有责任，也有能力起到这样一个桥梁作用，使其他各个系统进行有效集成，为公司管理提供更加全面、有效的信息服务。

2 OA 协同办公系统几个重要功能模块在公司企业管理中的应用

(1)协同工作

协同工作，是帮助企业管理事项流转审批的功能模块，是单位内部员工间的协同工作平台(包括异地协同)。任何办公事项，如计划管理、项目开展、任务执行、申请审批等都可以借助于协同事项功能完成。

协同工作实现、满足企业管理需求：

①链接互联网，通过A8协同办公管理系统可以实现在何时间任何地点都能处理待办事务。

②实现数据资料及时传送，降低办公成本和劳动力，提高效率。公司办公地点比较分散，协同办公系统启用前，统计员都要打印出报表，一个科室一个部门的送，启用后，减少了数据传输的时间和人力物力，对协同以外的工作人员，可以通过 OA 平台转发电子邮件，将信息传递。

③实现工作事项流转审批，在事项流转中，协同工作流程中人员可以共享平台，提出修改方案和自己的意见。

(2)公文管理

公文管理模块，满足单位发布公文，接收公文及档案管理的需求。

公文是大型企业、集团和政府在行政管理过程中形成的具有法定效力的规范体式的公务文书。使用的是用友公司提供的致远A8协同管理软件，公文管理包括：发文管理、收文管理、签报管理、公文督办、公文交换、公文统计等功能。

其于传统公文管理的区别在于协同工作人员都能够及时了解公文流程中的各个节点状态。即使领导出差在外，通过平台，就能及时处理公文，缩短公文流转时间，提高办公效率，公文审批、签发完全电子化管理。

(3)表单应用

表单应用模块，提供自定义表格单据，实现数据采集、统计的需求。

最重要的一个功能。现在所使用的办公用品的审批领用管理、电脑设备维修、耗材领用、充填(日月年)报、协同账号调动通知单、内部员工调动等等表单的使用，都提高了工作效率和降低了办公成本，减少了繁冗的程序，然而财务领用款审批、业务联系单等使用率相对比较高的没有启用，涉及到安全和责任性。

3 OA 协同办公系统的优点

协同办公系统的应用，节约了办公成本、减少了复印打印纸张和耗材，减少了纸质文件流转的时间，提高了办公的效率。

在协同办公系统中，特别体现了组织结构，是企业管理的浓缩。流程清晰勾勒了部门与部门协作、沟通。应用协同办公系统，首先要有个前提条件，组织结构清晰，权责分明。要对自己所做的事情流程相当熟悉。资源的共享性。

4 结合企业实际使用情况，OA 协同办公系统需要完善的地方和建议

(1)系统自身有待完善

应加强信息系统安全。OA 协同管理软件的广泛应用在提高工作效率的同时，越来越多越重要的文件在OA平台传递无形中为我们的信息安全埋下了隐患。应在公司现有网络安全构架的基础上，研制设计一个实现办公自动化应用安全的系统，在不影响系统运行的前提下，实现用户身份认证和强制拒绝访问，在公文和表单应用中增加加密狗功能，提高信息安全。

(2)进一步规范管理流程

工作流程应设计灵活、合理。利用流程管理可以逐步实现办公流程(涵盖行政、人事、采购、财务报销等)规范化和无纸化，节省时间、提高效率，流程的责任人可以方便地查询流程的执行情况和每一步的执行状态，减少人为失误、加强业务负责人对公司复杂业务流程的掌控和监控。如按固定流程设计，公文调用模板会很方便，操作简单，流程运转效率会有所提高，但是这样的流程设计相对会比较呆板、不够灵活，如：正常公文发文流程应为：拟文人拟文人部门主管(审核)办公室秘书(复核)办公室主任(审核)拟文人主管领导(签发)办公室秘书(办理)领导(传阅)档案室(收文归档)。然而由于系统的组织结构设置问题和现实工作中存在的情况，拟文人主管领导(签发)是不能待定的，如拟文人主管领导出差，在实际工作中就由负责协管的主管领导来签发文件。在日常工作中，我们根据实际工作需要，将行政文件流设为：拟文人拟文部门主管办公室，之后办公室根据文件内容、认定签发领导操作，以达到传达文件内容的目的。建议系统增加管理员对公文流程设计权限，使固定的发文模板中，流程节点上能够修改替换。

(3)提升领导管理和决策

在系统中为每个员工建立信息档案，将人事管理信息系统整合入协同办公软件，需要时可快速地了解相关员工的信息;可以确切地知道每一个员工的特点、专长、工作业绩等;深入了解到每个员工所进行的工作，所完成的工作以及完成情况;根据需要在系统中为相关员工分配和去除权限和工作职责，增强组织的柔性;根据业务需要以及员工的工作安排情况，将他们组织到不同的项目中;总之，实现管理层与员工、员工之间的互动。建立公司的组织架构，方便管理层对整个公司的掌控并提供一定的决策支持。

4 结语

按拟定方法对三批样品进行检验及分析方法验证,结果表明拟定的方法可行,三批产品残留溶剂三氯甲烷均未检出,符合《中国药典》2010 年版二部附录Ⅷ P 规定限度。虽然目前苦参总碱国家标准无残留溶剂规定限度，但作为企业，本作对制剂产品的安全性、毒副作用等考虑，企业可制订内控标准，提高企业原料内控标准，使制剂产品在符合国家药品标准的基础上，更安全、有效。实验证明本方法可作为苦参总碱中三氯甲烷残留量的测定方法。