关于档案管理工作存在的问题和解决对策的探讨

摘 要：档案是记录历史、社会以及人类信息的一个重要载体，是企事业单位信息管理的重要部分。档案管理工作是否科学，关系着企事业单位的正常运行和发展。因此，各单位要对档案管理的重要性给予充分、足够的认识。本文通过分析当前我国在档案管理工作中存在的问题.针对这些现实问题提出合理化的建议，以期档案管理工作能实现更好的发展。

关键词：档案管理；制度建设；数字化；人员素质

档案管理工作的重点在于为企事业的决策者提供及时准确的员工信息，随着计算机信息技术的迅速发展，档案管理作为企事业员工人事管理工作中的一个重要组成部分，不仅在员工职位晋升、绩效考评等活动中的作用日益重要，而且档案信息资源的利用也逐步受到社会的重视。人事档案是在企业在人事管理工作中形成的文件、簿册、图表、录音、录像等各种载体档案，企业人事档案记载着很多优秀的员工业绩，是进行科学分析，扬长避短，制定企业发展方向的重要依据。

因此，档案管理工作对于社会的发展进步，对于企事业单位的工作展开都有着十分重要的意义。随着我国现代化建设的进行，档案管理工作有了一定的发展，同时也显现出一些问题。

一、当前档案管理中存在的问题

1.档案管理的制度有待进一步完善

目前，我国档案管理工作的管理范围有限，档案利用率低，档案信息的安全性和保密性差，档案在收发过程中管理不严密，时常出现有借无还、缺乏记录、流失严重等现象。这些现象说到底都源于档案管理工作制度上的匮乏。档案工作缺乏专业化、系统化、长期化的有效管理严重阻碍了档案管理的现代化进程。

2.档案管理的技术有待进一步加强

传统纸质档案的保存不仅会占用大量空间，收发和查找也很繁琐，而且随着时间的推移，很容易因为纸的老化或者虫蛀问题带来档案信息的缺失。因此档案管理需要实现数字化、网络化。

科学技术是一把双刃剑，在开展网络化建设的同时，部分单位忽视了网络信息的安全管理。很多档案实现网络传输，固然可以节省很多时间、物力和财力，但同时网络还存在着一定的风险，在传输过程中很可能会造成档案的缺失甚至档案信息的泄漏。

3.档案管理人员的素质有待进一步提高

随着市场经济的发展壮大，竞争愈加激烈。人才的竞争已经成为竞争中新的制胜法宝。目前，很多企事业单位已经意识到了人才的重要性并开始加快本单位的人才队伍建设。然而存档案管理这方面依然存在管理人员专业度不强，综合素质有待提升的问题。比如大多数单位的档案管理往往只停留在收发、查找、保管的阶段；也有的单位档案管理还处于”原始阶段”，档案管理人员多手工操作，缺乏现代化信息技术的熟练使用。究其原因，主要是单位领导对档案管理工作不够重视，认为档案管理工作根本无足轻重，不需要花费太大的人力物力在这上面。这样的想法导致的结果就是很有可能这一岗位交给了一些无法胜任其他工作岗位的人员或者是需要关照的关系户，这样一来档案管理人员的专业能力和文化素质很难保证完全符合岗位的需求。由于对档案工作不重视，有些企事业单位在进行人员招聘时，录用的档案管理人员往往是非专业的。这些人员也许可以由最初对工作的不了解，变得渐渐熟悉，能够完成基本的工作任务，但是由于”先天不足”。后期又缺乏专业培训，档案管理工作还是会按部就班地遵循老一套的管理模式，不利于档案管理的长期发展。

二、解决档案管理问题的有效对策

1.制度是基础

法制化是做好档案管理丁作的一项重要的基础，要做好档案管理工作必须以依法治档为根本，落实好档案管理制度化 。《档案法》是目前我国档案工作所遵循的主要法律。因此，档案工作需依照《档案法》的相关规章制度，依法办事，并结合本单位档案工作的实际情况，制定一套适合于本单位的行之有效的管理制度。

2.技术是关键

在信息化的今天，档案管理实现数字化是必然趋势，也只有实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能走上良胜发展的轨道引。因此，要努力实现档案管理同现代科技的有效对接，利用计算机等现代化管理，减少档案工作的繁琐和重复劳动。同时，计算机的一些工作方法比如排序等，既省时省力还可以减少人为的错误，有效提高工作效率。实现档案管理的数字化还能有效规避纸质档案难以保存的劣势。

当然在实现数字化、网络化的同时一定要注意信息设备的安全性、稳定性，还要对档案的电子信息进行备份，以防丢失。

3.人才是保障

科技再进步，档案管理工作还是离不开人的操作。因此，要重视档案管理人员的素质提升。首先，重视专业素质的培养，定期对现有员工进行培训，包括档案管理的基本应用、计算机应用操作、外语的使用能力，还有与本单位核心工作相关的专业知识的了解。其次 除了专业素质的提升，必须同时注意管理人员思想觉悟的提升。档案管理人员须端正思想，充分重视档案管理的重要性，服务大局，脚踏实地，做事有耐心，工作须细心，富有责任心。只有专业能力和文化素养同时具备的管理人员才是合格的档案管理人员，才能为档案管理的长远发展提供有力保障。

三、结论

总之，随着科技的进步、社会的发展，企事业单位必须不断深化对档案管理的认识，要做到从观念上重视、从技术上支持，以制度建设为前提，以人才保障为后盾。对于档案管理中存在的问题要及时分析，不断总结，积极探索新的有效对策，努力实现档案管理的科学化、现代化。