浅析企业人事档案管理信息化建设

摘要：当今社会，是信息时代。信息化建设的程度，直接影响到各行各业，逐渐成为各个领域的重点。同时，现在社会的核心竞争，归根结底还是人才的竞争。要想获得高质量的人才资源，就必须要建立起一套科学、合理、卓有成效的企业人事档案管理。搞好信息化建设这项工作，是适应社会变化的具体要求，是契合时代发展的根本所在。是提高企业自身管理的效率基本途径，更是提高档案管理服务水平的直接需要。笔者通过多年的经验，在档案管理的实践基础上，浅析企业人事档案管理信息化建设。

关键词：企业；人事档案管理；信息化建设

当今社会，科学技术仍然是第一生产力，科学技术的不断创新，卓有成效的推动了计算机等信息技术的全面发展，同时为社会的信息化服务提供了技术保障。信息化的不断发展，逐渐改变了人们日常生活方式与生产规律。正是基于这个基础，企业或者事业单位的档案管理，成为其经营活动中至关重要的一环，企业人事档案管理的成败，将直接影响企业的经营活动喝经营效益。所以，企业管理者，一定要因重视企业人事档案管理，发挥计算机信息技术的资源优势，为建设科学企业人事档案管理提供导向。伴随着现代社会越来越注重人力资源的潜能开发，人力资源对于一个企业的核心竞争力更显得尤为重要。当然，人力资源的开发离不开人事档案的管理，同时也与人事档案信息的完善紧密相关。

一、理解企业人事档案管理的内涵

人事档案管理，是人事管理工作的一项重要内容。企业人事档案的管理者，既不能单纯地理解为企业人员的一些就职的基本信息做好记录，更不能理解为特别复杂、琐碎的人事管理工作。其实，所谓人事档案管理，广义来讲，就是将人事档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和提供利用的平台。这个平台是一个整合完善的过程，需要不停的补充新的内容。同时，人事档案管理者，还要在今后的日常工作中，随时随地对工作人员的实际工作情况进行考核，当然，这里面也包括业绩效益、奖惩情况和德才表现等，以此作为企业以后人事调动的根本依据。

不难发现，企业人事档案管理，涵盖了材料归档制度；材料统计制度，材料转递制度，材料检查核对制度，材料保卫保密制度等内容。曾经，在计算机信息技术还没有成熟完善的时候，这些基本上都是依靠人工整理收录来完成。伴随着科学的不断进步，现在，依靠计算机建立企业人事档案管理信息化，无论是从工作效率，还是从工作质量上来说，都更加科学便利，省事省力，省心有效。

二、信息化建设的深远意义

（1）充分地发挥人才优势，实现效益最大化

作为一个企业，选人用人是一门很深的大学问，在企业里面，员工在没有好坏之分，更没有高低之别，存在的只有适合与不适合。身为企业的管理者，就像教学中的“因材施教”一样，充分发挥人力资源的串通优势，关键在于鼓励员工找到自己的长处，找到属于他们自己的岗位。要想达到这些内容，就必须参考一定的材料信息，而企业的人事档案管理信息化建设，就可以满足这个要求，提供这方面的相关依据，实现企业员工的效益最大化。当然，企业的人事调动更需要参考人事档案管理，只有这样，才能选拔出真正有能力的人，也更会让员工心悦诚服。

（2）能够调动企业员工的积极性

要想提高企业的经济效益的，很大程度上取决于员工再日常工作中国的状态、归属感和积极性。要想让员工保持良好的精神风貌，就需要设置一定奖罚机制。这个奖罚机制的实施，最关键的地方就是企业的人事档案记录的管理。只要加强信息化的建设，就能更加科学地记录员工的奖罚情况和绩效考核，并且以保密或者公开公示的形式让员工知道，并安于接受。员工通过自己和别人的绩效对比，无形中心里就有一定的压力，有了压力，才会转变成前进的动力。同时，通过企业人事档案管理信息化建设，就可以充分调动企业员工的工作积极性，充分发挥激励的作用。与此同时，良好的经济效益自然就会产生。

（3）提高档案管理的效率

在日常的工作中，传统意义上的企业人事档案管理，很难适应当前信息时代的不断变化。工作不能落后，所以要加强企业的人事档案管理信息化建设。正因为以前的档案管理管理落后，没有像现在的信息技术提供全面支持，一方面导致了其档案管理的效率低下，质量不高，不能及时地更新；另一方面，由于传统意义上的档案管理，都是通过人工来实行操作的，苦于认识有限，很多单位往往只是做到了表面文章，即仅仅只是记录，很少整理，更没有专业的人来对此进行分析、对比，归档。当然，企业管理者，也很容易疏忽人事档案管理的重要作用，正是由于多方面的原因，导致没能充分地发挥人事档案管理的作用。

亡羊补牢犹未晚，在信息技术化的今天，只有认真加强企业人事档案管理信息化建设，高度重视并参与进来，才能紧跟时代步伐，不断提高企业人事档案管理的质量，才能提升企业的经济效益。

三、当前存在的一些问题

（1）企业人事档案管理的模式过于单一

在一些企业当中，虽然管理者已经认识到了企业人事管理信息化建设的重要性，也积极组织员工进行信息化建设，但由于管理的模式过于单一，缺少创新性，更没有根据自身的情况来进行量体裁衣。

当前，我国的个别企业虽然运用了先进的信息化技术，但却没能建设处统一的人事管理系统。所为的信息化管理，也仅是跟个部门内部的合作，并且与企业职工层次的多样性很难适应，更不要所相得益彰。有些企业的部门众多，每个科室都有自己的人事档案管理，但没有统一的模式，更没有专门的人事管理部门来打理。这样的情况，既容易造成混乱，降低效率，还容易诱发不公，不能为员工心悦诚服。

（2）不够灵活，太过僵硬化

企业的人事档案管理工作，归根结底还是要为企业的经济效益和社会效益服务的。相比之下，市场经济活动往往比较多变、灵活，这就需要企业的人正确决策，做出恰当的人事安排提供依据。

理想很丰满，现实却很骨干。个别企业的人事档案管理与灵活的企业用人制度并不是特别适应，不但不能为企业的用人提供必要的参考依据，甚至有时还因为其僵硬的档案管理制度，拖了企业的后腿，从而进一步影响了企业的用人制度和管理制度。我所熟悉的一个公司，因为要临时地调用某一部门的一名员工，但是由于人事档案管理要通过繁琐的登记、审查等步骤，双方都嫌麻烦，结果也没征调成功。事后，那位员工一直抱怨，称耽误了前途。

（3）内容还不够丰富

在日常的工作中，我了解到，个别企业的负责人，心理很清楚加强人事档案管理信息化建设的重要性，也组织本单位的员工积极进行建设，但是，一阵风似的普及，追求到的只是一个形式。老话说的好，画虎画皮难画骨，他们虽然开展了信息化建设，但没有丰富档案管理的内容，记录、整理的信息内容大多照本宣科，成分单一，很难得出合理的结果，参考价值并不是太大，甚至有的企业就直接按照别的企业的档案管理模式来进行，没有自身的特色，还容易落下东施效颦的把柄。

（4）管理者素质有待提高

很多企业中，人事档案管理属于后勤事务，负责这些工作的人素质有待提高。很多企业都有这样一个偏见，好钢要用在刀刃上，总觉得后勤工作不重要，拉谁去都一样。忽视了人才的调度和培养，产生的后果，可想而知。尤其是在信息化迅猛发展的今天，光知道如何进行档案的管理是远远不够的，在日常的工作中，还必须掌握一些计算机等各方面的水平和技能，更需要拥超强综合素质能力。只有这样，才能在这个岗位上，干好本职工作。

四、人事档案管理信息化建设的推进探索

（1）需要引进一批高素质的企业人事档案管理者

要想建立健全科学合理的信息化人事档案管理系统，就需要引进一批有高素质的人事档案管理者。人才在市场经济中发挥着至关重要的作用，在现代化程度较高的今天，人事档案管理者，同时也要求引进高素质的现代人才，才会加快推进信息化建设。

（2）提高档案的使用价值

企业之所以需要建设人事档案管理信息化系统，就是为了充分利用档案的价值体系，来实现经济效益的稳步提高。与此同时，提高档案的利用价值，也能真正地发挥档案的关键作用，更能加快企业人事档案管理信息化系统的建设进程。

（3）要增强服务水平

企业的档案管理工作者，要充分利用信息技术的作用，提高人事档案的信息服务水平，同时还要建立人事档案的网络化管理模式，通过不断的改革与创新形式，不断加强人事档案的信息服务，确保企业的运营步入健康的轨道。