浅析如何做好高校档案管理工作
摘 要：高校档案是学校老师在从事教学管理、教育活动，以及学生学习活动中浓缩而成的具有保存和参考价值的重要资料，它反映了所在高校各个历史时期的工作和活动情况，在院校工作中起着承前启后的作用，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。在档案管理中结合工作实际，不断地做好服务机制的创新，激发工作活力，敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，这样才能把档案管理工作提高到一个新的水平。
关键词：服务；管理；学校档案；信息化；管理
档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要性工作。而高校档案是高校老师在从事教学管理、教育活动，以及学生学习活动中浓缩而成的具有保存和参考价值的重要资料，它反映了所在高校各个历史时期的工作和活动情况，在院校工作中起着承前启后的作用，是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。同时，档案管理是高校常规管理重要的组成部分，是提高教育质量，办好、办出特色学校的基础。可以说，档案管理无论在总结教育工作经验，探索，掌握教育工作规律方面，还是在维护学校教学、科研和管理人员合法权益方面，都具有不可估量的作用。
因此，高校档案管理在高校管理中表现出来的重要性日益凸显。然而怎么样面对社会新形势的发展和需要，怎样将档案管理工作做出成效，如何使高校档案管理工作更加的规范化、现代化呢？下面笔者从以下三个方面进行阐述。
一、开拓思路，改变观念、争取领导重视
由于高校档案工作既是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因此它很难产生明显而直接的经济效益，所以它无论在民办高校还是公办高校的日常管理中，它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作，甚至有的高校，档案管理工作还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步，档案室管理的地位被大大削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。
就高校档案的服务功能而言，我们应该正确理解它的双重性。作为职能部门，档案管理负有“监督和指导”的职能；作为业务部门，档案管理具有“保管”的职责。因此，要理直气壮地强调高校档案室的双重职能，不断开拓思路，改变观念，创新服务机制，积极进行档案利用工作的探索，借此提升管理人员的服务水平。
那么，怎样才能提升服务水平呢？
笔者认为，要提升服务水平首先就要转变思想观念和心态。由于很多人对档案资料的开发利用不同程度存在顾虑，重存、重保、轻用，从而制约了学校档案服务功能有效发挥，因此，学校有关方面，特别是档案工作人员在这方面一定要解放思想，更新观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，要有一种以事业为重，无私奉献，甘为无名英雄的精神，努力为学校科学决策服务，为广大师生员工服务，为社会各界服务。
其次，加强档案人员自身业务的建设。一方面要加强档案人员的继续教育，积极组织他们参加档案业务培训，学习档案专业知识理论；而另一方面建立档案工作网络，着力选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，不断提高档案的管理水平。
另外，争取领导重视也是非常重要的一环。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。作为一名档案管理人员，就应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。
据笔者了解，目前在湖南省有相当一部分高校的决策层对档案管理工作认识不足、重视不够，没有把档案工作摆在应有的位置。主要体现在，随着高校改革的不断深化，高校各部门均实行定编、定岗，紧缩办公人员，致使档案人员处于地位不高、责任不轻、难度不小的地位，严重影响了档案工作的开展。另外，由于领导不重视，也使得档案经费大大不足，档案工作人员福利差，工作很不稳定。
二、立足服务改革档案管理方式
要立足服务改革档案管理方式。笔者认为，要三个方面予以开展：第一，要着眼发挥服务功能，健全和完善档案管理制度，对档案的收集、整理、归档、利用实行科学化管理，使之规范化、制度化；第二，要学会利用现代信息技术，提升管理水平，依托学校信息化建设，真正做到有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代化信息技术，提高档案信息服务水平或效率，着力改变信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况；第三，要及时收集资料信息，适时编排归档。学校各部门资料信息繁杂，头绪多，尤其是行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同，教学部门量大面宽，学术交流和专家教授讲课的偶然性等，都要求档案部门必须加强平时的收集工作。
与此同时，面对社会新形势的发展、以及新时期档案工作的需要，学校的档案工作要列入学校工作计划及各处室计划管理，这也是立足服务改革档案管理方式的一种有力探讨。因此，在档案管理中结合工作实际，不断地做好服务机制的创新，激发工作活力，敢于突破那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，善于用新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，把档案管理工作提高到一个新的水平。
譬如，学校要做到年初有计划，年终有总结，并将档案管理工作的有关要求列入工作职责、考核内容之中，落实到档案网络人员个人，做到考核结果与奖惩挂钩。在历年上级部门检查中发现，有相当部分学校没有做到年初有计划，年终有总结。对这个问题我是这样理解的：各个学校都再三强调学生的行为习惯培养，都知道好的学习习惯一旦养成，学生成绩必然提高这个道理。也就是说，各个学校一旦将档案工作列人学校工作计划及各处室计划管理中，依据计划抓落实，形成习惯了，档案工作也就能够正常开展了。 同时，高校档案工作应由校长分管，办公室主任、专（兼）职档案员具体管理。各处室档案网络人员密切配合；构建档案管理网络。专（兼）档案人员每年需接受继续教育等培训。
另外，要健全规章制度，应制定《学校档案管理实施细则》，为贯彻《档案法》，需建立综合档案室，并购置必要的设备。档案室、办公室、借阅室三室应分开。库房内要落实 “六防”措施，列出档案管理工作专项经费。
因此，学校档案在教学评价过程中所发挥的可靠的依据性作用是别的东西所无法取代的，它直接影响着教育教学评价的结果。如果我们的档案材料越完整、齐全，那么就越能对教育教学工作进行客观、全面的评价，评估的效益和质量就越高。
三、加快档案信息化建设步伐，提高档案现代化管理水平
进入21世纪，以计算机技术和网络技术为代表的信息技术日益渗透到人们日常生活工作的各个领域。因此，在高校中很多行政教学工作都广泛采用信息技术来提高工作效率和提高教学质量的同时，档案管理工作似乎始终游离在信息化的浪潮之外，还停留在打字、打印目录等最基本的计算机操作上，严重制约了档案管理工作的高效和优质。
当前，信息化不仅是高校档案管理工作的发展方向，而且已成为档案工作中的一个非常重要的组成部分。从湖南人文科技学院近几年的档案信息化建设实践经验来看，档案信息化建设已经成为学校档案管理贯彻落实的强有力的助推手，也是学校贯彻落实档案管理的切入点和突破口，这都是高校学校发展的未来方向，值得其他学校学习。
在笔者看来，要加快档案信息化建设步伐，就要加强信息汇总编研工作，改变过去那种看摊守业现状，拓宽服务渠道，改善服务功能，积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务。譬如有针对性地开展学校档案编研工作，如编制《学校档案》、《大事记汇编》、《教学科研成果汇编》和专题文件资料索引、个人学术动态学术思想或部门的史料等，从而更好地提供优质高效的服务。另外，提高档案现代化管理水平，还要从以下三个方面入手：
第一，加强对电子文件的收集和电子档案的管理。档案馆（室）应要求学校各立卷部门在移交纸质档案时，同时移交电子文件或电子档案。通过校园网和电子档案管理系统，逐步实现电子文件的自动归档，索引和查阅。
第二，档案工作要做好，人是关键要素，人才是第一资源。这就要求高校明确规定档案工作人员不仅要具备档案业务知识，还要具备相应的科学文化知识以及现代化管理技能，不断增强对档案现代化管理的适应性，成为合格的档案工作者。
第三，要加强档案目录数据库建设、建立和完善馆藏档案检索体系。档案馆（室）要加大力度，尽快建立机读目录数据库，实现全部馆藏档案目录的计算机检索，重要的、利用率高的档案要逐步实现文件级检索，使高校档案工作从纯手工操作实现向现代化管理的转变。以对未来负责、对历史负责的态度做好高校档案管理工作，不仅是每个档案工作者的责任，更是各级领导的责任。
总之，高校档案管理工作任重道远，加强档案的管理，完善机制，尽量做到档案管理的科学化、流程化和制度化，才能使档案资源更好的服务于教学管理，提升教学质量。