浅析ERP系统在石油化工企业成本管理的应用
摘要：ERP系统即企业资源计划系统，指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP（物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。本文以提升石油化工企业成本竞争力为目标，把传统的成本管理方式向信息化、智能化、实时化的高效成本管理方式转变，借助ERP系统对相关制度、流程、标准进行固化，实行刚性控制，达到集成信息、简化环节、优化程序、规避风险、提高效率的目的。
关键词：ERP系统 石油化工 成本管理
ERP系统跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。
一、石油化工企业ERP系统应用背景
（一）赢得市场竞争
我国石油化工市场需求增长强劲，装置产能持续扩张。由于市场需求旺盛，同类企业建设快速增加，到2014年世界500强前10位有5家是石油化工企业。随着国内外企业的销售渠道和客户网络建设加快、加入WTO后投资便利化，加剧了市场竞争。在生产技术工艺几近趋同的情况下，价格战日趋激烈，成本成为竞争成败的重要因素。因此，只有不断挖掘成本潜力，才能实现企业可持续发展。
（二）改进传统成本管理
传统的成本管理存在数据滞后、效率低下、控制单一等诸多弊端，对短期内的成本变化缺乏敏感性。随着市场竞争对低成本战略要求的提高，成本控制向精细化、深层次发展，传统成本管理手段已无法满足精细化、高效盈利的需要。因此，必须利用现代信息手段实施低成本战略。
（三）实现长期发展目标
国内石油化工企业旨在建设成为世界一流的大型企业集团，如中国石化、中国石油、中国海油等。实现这一发展目标，必须以成本优势立于不败之地。目前，很多国内外石油化工企业已采用ERP系统管理，通过过年实践应用，不断提高管理效率，在激烈的市场竞争中赢得主动，进而提升竞争力。
二、ERP系统在降低成本方面主要作用
（一）决策环节
1.高效整合信息
通过互联网等多种信息收集渠道，及时收集原油期货、化工原辅料、各类产品、相关经济政策等信息；销售环节、生产环节与用户加强沟通，获取市场变化和竞争对手信息；技术层面则紧密结合市场情况，通过产销研机制建立，获取产品改进及发展趋势的信息。各环节、各层面将基础数据录入决策分析模块，进行分析归类，作为企业决策的参考。
2.规范成本核算流程
一是数据采集。将成本项目进行分类，确定数据源和数据采集点，尽最大可能通过自动采集方式，按照规定编码原则录入ERP系统，满足成本核算和成本分析的需要。二是数据审核。财务部门、生产技术部门要联合对ERP系统内的数据信息进行严格审核，保障数据信息的及时准确性。三是数据运算。通过系统对各类成本数据进行运算，编制相应的分析图表。四是数据分析，这也最关键流程。从石油化工企业角度出发，主要分三个级别对成本项目进行分析，公司级主要有成本结构、产品品种、原辅料成本、燃料动力成本等项目；生产装置级主要有包装物、辅助材料、修理费、物料消耗等项目；班组级主要有装置产量、物料消耗、能源动力等项目。每级成本分析对应不同的成本中心和控制项目，按照实时数据，找出成本项目异常变动点，及时采取控制措施。同时，加强对历史累计数据和预算数据作为目标，进行对比分析，及时衡量本期的成本管理水平，查找差距，挖掘潜力，及时调整管理方法。
（二）采购环节
1.规范运作，控制采购行为
建立规范的采购流程，把分解后的环节固化在采购控制模块中，实现采购与询比价监督、采购与付款相分离的严格管控，彻底杜绝传统采购管理中物资采购自主决策等现象。具体由物资采购员作采购申请，管理层审批采购计划，初步确定采购数量和单价等；之后按照制定的采购流程进行运作，如严格执行招标投标，实现每个环节都有审批、都有痕迹。同时，纪律检查部门加强采购效能监察工作。物资采购信息数据维护也是重要环节，要及时将采购物资的名称、单价、供应商、采购员、库址等录入ERP系统，建立大数据库，以便维护回顾。
2.经济订购，减少采购支出
对于原辅料、包装物、备品备件等物资，ERP系统通过统计运算，计算出满足计划生产所需各时段物料需求量，再与实际调整情况结合，预设定好订购点、经济订购量及安全存量等数据，录入ERP系统中。如当某物料总库存量加上在途量小于订购量时，ERP系统自动生成并发出数量为经济订购量采购申请，提醒物资采购人员及时根据库存情况，结合采购物资订单、供应商情况做好补量测算，做出合理处置，避免装置非计划停车和采购过剩的现象，从而降低采购成本。
3.改善管理，降低人力投入
依托ERP管理整合物料业务流程，实现全流程系统操作，把纸质票据传递变为信息流传递，手工处理变为系统自动处理，进一步提高了工作效率。物料领用过程中生产车间根据ERP库存管理模块提供的物料库存状况查询功能，可以快速、及时地在线了解物料的库存状况，结合产品生产需求下达生产领料单，实现省时、快捷、准确领料。盘库过程中所有物料均在系统内有固定编码信息，包括产品名称、规格、型号、库区、库位等，通过ERP系统进行物料库存盘点，核对库存账实差异，确保物料账物相符。同时，提高物资存储精度，分类管理各类物资最大库存量和安全库存量、失效期、最长存储期等科目，提供超储、短缺、积压、失效告警等功能，进一步减少认为频繁统计等重复工作，提升物资管理水平，提高员工工作效率。
（三）生产环节 1.提高工作效率
应用ERP系统把涉及生产效率的产量、开工率、投入产出等指标进行采集分析，动态监控。ERP系统根据生产出产品自动生成数字条码信息，记录产品原料、生产工艺、物化性质、质量状况等内容，作为销售环节的基础信息；装置启停机、负荷变化都通过SMES系统实时采集录入，经过系统统计计算，与前期和目标进行对比分析，查找差异原因，制定整改措施，使装置实时可控。装置原辅材料投入，以及各阶段的半成品、产成品、残次料等数据信息都纳入系统，结合能耗物耗分析，不断优化装置运行，在生产各环节降低成本。
2.改进产品质量
提高产品优质率，少出残次品，是降低制造成本的重要方面。在物资进场时，对原辅料、包装物、备品备件等各项关键控制指标进行严格检验，发现异常立即退货换货，保证物资质量；检验环节对半成品、产成品进行各性能指标检测，保证产品的质量稳定；同时做好产品仓储环节抽检，准确掌握产品状态。在此基础上，系统对质量信息统计、分析，提供质量分析报告，找出生产制造的异常，降低不合格率，进而降低单位产品成本。
3.控制装置能耗
水、电、蒸汽公用工程等能耗成本占成品吨成本较大比重，是降低产制造成本的有效途径。在完善关键生产设备计量设备基础上，通过现场SMES系统自动采集到的数据录入ERP系统，指导节能降耗工作。针对外网电价“峰谷”差异，控制倒电负荷，加大谷时倒电量，在ERP中设定监控程序，节约倒电成本。针对技术管理部门在能源管理模块中发现水消耗数据异常现象，立即进行排查，及时堵塞了地下水管渗漏的隐患。根据系统单位能耗情况，装置维修时，将一些大功率设备及时停止，开机前在最合理的时间进行加热等，有效地降低能耗。优化装置蒸汽利用，完善各等级蒸汽输送、使用措施，充分利用低温热，减少热损失。
4.减少设备故障
针对设备自动化程度高、维修费高的现象，利用ERP建立设备故障专家诊断系统。将平时设备出现故障的原因、现象、处理措施、使用备件、处理人等信息都汇总到ERP中，形成专家数据库。维护人员可按照不同时间段对故障部位、故障原因、维修方法进行检索，为故障处理提供预案。同时，系统自动统计汇总各部分设备的损坏次数、维修时间、损坏备件的种类等数据，自动形成相关的设备保养计划、检修计划，实现设备主动维修、精确保养，减少设备事故，降低维护费用。
（四）物流环节
1.提高库存周转率
依托库存定额管理模块，实现库存管理控制信息化。根据模块内的历史数据和当前存货信息，科学合理制定物资储备定额，设置上限和下限，作为存货控制标准。当库存超过储备定额上限或者下限时，系统自动报警，提醒把握采购和销售时机，减少库存积压和滞留，降低库存持有成本和资金占用，提高存货周转率。
2.缩短产品发货时间
销售环节在ERP系统可实现接到客户订单时可在线实时查阅产品库存是否足够等情况，针对库存不足的订单，系统可将需要生产的产品信息自动转入生产管理模块；对库存充足的订单，系统将按照指令自动生成产品调拨单至物流部门，物流部门根据调拨单进行产品理货、发货工作，同时在系统内直接打印标有客户编号的产品发货单和出库码单，便于客户对账。
（五）管理环节
1.优化机构流程，提升ERP运转效率
为满足ERP管理简单高效的特点，进行组织机构改革，变多部门、多层级的机构设置为扁平化组织架构，公司实现一级管理，效率大幅提高。在此基础上，按照业务运转的需要，重新优化各类流程，并固化到ERP中，分模块、分层级、分职能，梳理各类业务主流程、子流程，进一步完善制度和岗位职责，用规范的流程控制采购、生产、储运、销售等环节，降低成本。
2.完善制度体系，加强ERP精细维护
每天ERP系统需要录入多条数据和信息，信息录入规范准确是确保系统正常运转的基础，为此，要建立相应制度体系，对ERP管理系统各模块的采集、录入、维护等建立标准化的操作规则，杜绝数据漏采、错采、漏录、错录以及因人为操作失误导致的系统故障。建立严格的考核机制，对不按标准规程操作的行为进行严考核。
3.创新“三基”管理，增强ERP配套设施
为使各项基础管理工作与ERP相配套，提升整体管理层次，持续强化“三基”管理水平。一是实施看板管理，在生产现场设立管理看板，把每天的工作计划、指令、状况、问题解决、事件进度等过程要素体现在看板上，实现制度上墙，促进现场管理有序进行。二是实行辅助业务社会化外包。打破石油化工企业“大而全、小而全”的传统馍式，将产品运输、产品包装及装卸外包，有效节约企业管理资源，提高专业化水平和管理效率。三是推行标准化管理。通过强化培训、考核，达到现场规整有序，设备保养、定置化管理水平持续提高。四是定期盘查库存状况，看是否有滞存物资；定期清理制度文件，开展“我为制度做诊断活动”；通过不断照镜子，讲一步挖掘了资源潜力，提高了办公效率。
三、结语
通过ERP系统，进一步实现石油化工企业物资流、资金流和信息流有效集成，把人力资源开发、供应链管理、生产过程控制、财务运行、成本分析等全部纳入进来，使成本制度信息化，决策信息及时化，成本管控透明化，生产经营精细化，成本竞争能力显著增强。